CAND E MOMENTUL POTRIVIT PENTRU ACHIZITIONAREA UNUI ERP?

Cu totii am auzit de expresia:"timpul costa bani". Dar se aplica acest lucru si atunci cand e vorba de achizitionarea unei solutii ERP? Exista oare un moment potrivit de a achizitiona si implementa un ERP si care sunt riscurile implicate daca se asteapta prea mult pentru luarea unei astfel de decizii?
Un ERP este o unealta puternica pentru ceea ce inseamna control, dar implica investitii mari de timp si bani, asa ca multe companii amana aceasta decizie pentru o perioada viitoare de timp.
Momentul potrivit este unic pentru fiecare companie si pentru fiecare industrie in parte si nu exista o regula de aur privind achizitia unui sistem ERP. Fie ca e vorba de o companie la inceput de drum, de una care are nevoie sa-si creasca vanzarile sau de o companie in declin, un ERP poate sa ofere o directie si o imagine clara asupra sanatatii performantelor sale financiare.

Un ERP nu este un panaceu universal, dar sistemul integrat potrivit rezolva cateva probleme comune cu care se pot confrunta companiile:

punctManagementul nu beneficiaza de date reale privind situatia financiara si activitatea operationala a companiei, pe baza carora sa faca predictii si sa dezvolte strategii viitoare. Lipsa de acuratete a datelor poate proveni din lipsa unui sistem integrat sau existenta unuia care nu e adaptat la nevoile companiei si poate avea chiar un efect devastator atunci cand diverse strategii sunt aplicate. Un sistem ERP colecteaza si ofera date in timp real ceea ce confera managementului siguranta ca informatiile primite sunt reale si de incredere. Se lucreaza standardizat cu un ERP si acest lucru permite si extragerea rapida a informatiilor cerute de management.

punctActivitatea de baza a companiei nu functioneaza in parametrii de eficienta. Existenta instrumentelor care sa sincronizeze si sa monitorizeze stocurile, planificarea productiei, gradul de incarcare a utilajelor si productivitatea resursei umane sunt esentiale pentru ca o companie sa-si onoreze comenzile. Un ERP personalizat conduce toate procesele de baza spre eficienta si asigura mereu informatii despre rentabilitate prin raportarea permanenta la costul de productie, care inglobeaza in timp real toate cheltuielile directe si indirecte realizate in procesul de productie.

punctInformatiile interdepartamentale nu converg spre acelasi set de concluzii. De exemplu, echipa de vanzari isi propune un target de 1 milion de EUR pe perioada de vara, dar productia e de 500.000 in aceeasi perioada, aceasta fiind si una de concedii. E limpede ca in final compania se va confrunta cu un esec, daca strategiile celor doua departamente nu sunt sincronizate si unificate. In cadrul unui ERP, informatia introdusa e unica si de obicei, ea este preluata spre procesare “in cascada”, de departamentele din cadrul companiei.

punctNu exista posibilitatea de a intocmi un plan de afaceri fiabil si de a previziona performante pe o perioada anume de timp. Orice companie are nevoie de performanta predictibila. Cand vine vorba de un sistem de management integrat, operand sub acelasi set de reguli, exista posibilitatea de a stabili anumite tinte si de a converge eforturile intregii echipe inspre ele.

Atunci cand o companie ignora semnele care indica necesitatea implementarii unui ERP, risca sa escaladeze numeroase probleme apar. Fara un sistem ERP corespunzator, o companie care face vanzari cu amanuntul risca sa aiba pe stoc marfuri care nu se vand, o companie din domeniul distributie risca sa nu-si optimizeze rutele agentilor si sa nu onoreze comenzile la timp,iar o companie producatoare risca sa utilizeze utilajele intr-un mod necorespunzator.
ERP-ul potrivit asigura stocurile optime, da incredere departamentului de vanzari, organizeaza productia si face trecerea mai usoara intre modele de business invechite catre cele noi, orientate spre piata.