CUM SA CONTROLEZI ACTIVITATILE DE DISTRIBUTIE CU AJUTORUL UNUI ERP?

Companiile de distributie, indiferent ca este vorba de produse alimentare sau nealimentare, se confrunta cu aproximativ aceleasi dificultati in urmarirea activitatii lor. Gestionarea eficienta a stocurilor, aprovizionarea la termen, dimensionarea corecta a stocurilor, optimizarea rutelor de transport, gestionarea incasarilor si a limitelor de credit oferite clientilor si nu in ultimul rand urmarirea profitabilitatii pe fiecare agent de vanzari si pe produse, sunt cateva din dezideratele acestei verticale de business.

Un ERP poate sa gestioneze cu succes toate aceste procese, lasand timp managementului pentru urmarirea indicatorilor de rentabilitate economica si financiara si pentru analize privind deschiderea unor noi rute de distributie, introducerea unor noi produse in portofoliu sau extinderea afacerii spre noi oportunitati de dezvoltare. Rolul unui ERP in activitatea de distributie e acela de a interconecta patru componente principale: aprovizionarea cu marfuri de la furnizori, onorarea comenzilor primite de la clienti, asigurarea cash-flow-ului companiei si dimensionarea corecta a stocurilor conform principiului ABC.

1. Aprovizionarea cu marfuri de la furnizori

Cu ajutorul unui sistem integrat, comenzile de aprovizionare tin cont pe de-o parte de comenzile de livrare preluate de la clienti si pe de alta parte de stocul existent la un anumit moment. Pentru un control eficient al stocurilor, se realizeaza intr-o prima faza inventarierea marfurilor din depozit, gestiunile agentilor (van sales), etc. Aceasta operatiune ofera claritate privind marfurile gestionate de companiei ca si locatie si cantitate. Instrumentul numit Centralizator de aprovizionare din ASiS ERP sintetizeaza informatiile provenite din gestiuni si din comenzile de livrare si in cadrul lui se pot seta limite minime sau maxime care sa avertizeze privind necesitatea aprovizionarii cu un anumit produs. Centralizatorul de aprovizionare tine cont chiar si de un timp mediu de aprovizionare in functie de furnizorul de la care este achizitionata marfa. ASiS ERP permite si impartirea pe categorii a stocurilor (principiul ABC) pentru separarea celor cu o viteza de rotatie ridicata de cele care sunt mai putin profitabile. Toate aceste aspecte ajuta companiile de distributie sa-si controleze strict costurile cu stocurile de marfuri.

2. Comenzile de livrare si rutele de transport

Comenzile de la clienti reprezinta motorul firmelor de distributie si de aceea relatiei cu clientii i se acorda o importanta deosebita. Nu mai putem vorbi de distributie fara sa ne gandim la o aplicatie SFA destinata agentilor de vanzari. Un sistem ERP presupune ca aplicatia SFA sa preia o parte din datele de care au nevoie agentii din aplicatiile de gestiune stocuri si contabilitate. ASiS ERP ofera ca parte a solutiei destinata distributiei de tipul van sales sau clasice aplicatia ASiSagent, cu functionare de pe smartphone-uri/tablete dotate cu sistemul Android/IOS. ASiSagent este utilizata de agentii de teren pentru a prelua si gestiona comenzile de la clienti. Ei pot realiza in dreptul clientilor rezervari de stoc, pot consulta solduri, limite de credit, stocuri si comenzi anterioare. Totul depinde de drepturile pe care le confera mangementul fiecarui agent de teren. Beneficiile utilizarii unei aplicatii dedicate distributiei sunt numeroase:
puncttrasabilitatea marfurilor din gestiune si pana in momentul cand ele ajung la client si identificarea elementelor de cost asociate. Pentru produsele cu termen de expirare, evidenta se tine dupa lot si data expirarii, informatie care ii ajuta pe reprezentantii de teren sa ofere marfuri de calitate si in acelasi timp sa valorifice stocurile la timp.
punctpastrarea si imbunatatirea relatiilor cu clientii prin livrarea rapida a marfurilor cerute
puncturmarirea rapida si eficienta a comenzilor de la clienti si pregatirea marfii in cel mai scurt timp datorita faptului ca la sediu, comenzile preluate de agenti se vad instantaneu in sistem
puncteliminarea erorilor de operare care pot intarzia comenzile clientilor si pot creste nemultumirea
punctgestionarea corecta a mixului de marketing si implementarea cu usurinta a politicilor de preturi si discounturi in piata
punctcontrolul asupra activitatii agentilor de teren deoarece aplicatiile SFA pentru smartphone-uri preiau datele din sistemul GPS al telefonului. Se pot urmari rutele agentilor, timpul petrecut la client, comenzile realizate, etc.
puncturmarirea productivitatii agentilor si remunerarea lor in functie de realizari/vanzari
Rutele de transport pot fi optimizate astfel incat fiecare agent sa aiba un traseu bine definit. Pentru distributia de tipul van-sales, masinile agentilor sunt incarcate corespunzator cu marfa (in functie de capacitate) in functie de clientii de pe traseu, comenzile lor anterioare si eventual anumite previziuni de vanzare.

3. Incasarile de la clienti, discounturile si limitele de credit

Deoarece marja de profit in activitatea de distributie nu e foarte mare, este important ca banii companiei sa nu ramana imobilizati in stocuri sau la client. Amanarea succesiva a platii marfii de catre clienti poate da peste cap cash-flow-ul companiilor de distributie si tocmai de aceea incasarile de la clienti conteaza sa aiba loc cu predictibilitate. ASiS ERP asigura managementului instrumente de setare a unor limite de credit in functie de variate criterii si optiuni de blocare a preluarii de noi comenzi pana la achitarea contravalorii comenzilor existente (total/partial). Aceste restrictii se regasesc in aplicatia ASiSagent si sunt implementate de reprezentantii de teren conform politicilor companiei. La cerere, aplicatia ASiSagent poate elibera factura sau bon, iar agentul poate incasa banii de la client pe loc, documentele contabile regasindu-se in sistem instantaneu (preponderent, in cazul van sales).

4. Optimizarea stocurilor

Optimizarea stocurilor se refera atat la achizitia lor conform principiului ABC cat si la regasirea lor rapida in depozit sau in orice alte gestiuni s-ar afla. ASiS ERP asigura trasabilitatea marfurilor si realizeaza urmarirea lor inclusiv in functie de data expirarii, daca este cazul, ceea ce reduce considerabil riscul deprecierii lor.

O data stabilite procesele de baza ale activitatii de distributie si implementate printr-un ERP, managementul are obligatia sa urmareasca respectarea strategiilor stabilite prin indicatori de performanta economico-financiara.
O sinteza a activitatii de distributie poate fi pusa la dispozitia managementului prin intermediul unui ERP mai exact printr-un set de indicatori grafici si rapoarte specifice (de vanzari, de gestiune, cash-flow, incasari, etc) care sa urmareasca atent toate componentele de baza ale businessului. Rapoartele ASiS sunt interactive si permit exportul in diferite formate pentru analiza. Detalierea lor poate avea loc pana la nivel de document primar.