CE ESTE BUSINESS INTELLIGENCE? 

Conform definitiei date de Wikipedia, sistemele de Business Intelligence sunt “sisteme informatice de identificare, extragere și analizare a datelor disponibile într-o companie, sisteme al căror scop este de a oferi un suport real pentru luarea de decizii de business”. Create pentru a facilita procesul decizional, sistemele de Business Intelligence sunt instrumente indispensabile pe care managerii de la fiecare nivel le utilizeaza pentru a analiza tendintele, a identifica oportunitatile si riscurile cu care se confrunta compania.

Sistemele BI sunt utilizate mai nou zilnic deoarece acestea au devenit atat de performante si intuitive incat nu necesita cunostiinte specializate, iar datele dorite sunt extrase prin cateva clickuri. Functionalitatile lor permit orientarea business-urilor inspre client si inspre stabilirea unor indicatori clar masurabili, spre care sa tinteasca echipele din cadrul companiei.
Pentru ca sistemele ERP sunt cele care centralizeaza informatiile dintr-o companie, in cadrul lor se regaseste de obicei o componenta de Business Intelligence care permite accesul intr-un mod inteligent si simplificat la datele din sistem. Fie ca vorbim de rapoarte, indicatori grafici sau dasboard-uri interactive, componentele de Business Intelligence din cadrul unui ERP formeaza un Tablou de Bord complet care poate prelucra si analiza un volum mare de date, din surse variate, despre articole, parteneri, cash-flow, profit, discounturi, mijloace fixe, stocuri, etc. Pe masura colectarii de noi date sau actualizarii celor existente, in modulul de Business Intelligence are loc actualizarea corespunzatoare caci modul de tranzactionare are loc in timp real. Utilizarea solutiilor de Business Intelligence este o necesitate in economia moderna caci ea ajuta managerii sa raspunda oricaror intrebari legate de companie, prin:

punctAnaliza datelor financiare si non-financiare pe intervale lungi de timp

Sistemele de BI analizeaza date de volum mare pe baza carora reproduc rapoarte, indicatori si dasboard-uri interactive puse la dispozitia managerilor, la un click distanta. Analiza comparativa a vanzarilor pe 2 ani, a vitezei de rotatie a stocurilor din depozit in ultimele trei sezoane estivale, etc e aproape imposibil de facut utilizand liste de date. In schimb, reprezentarea vizuala a datelor si utilizarea culorilor pentru atentionari permit gestionarea facila a bazei de date, fara a apela la ajutor specializat din partea departamentului IT. 

Prin utilizarea instrumentelor BI din cadrul unui ERP, concluziile trase din reprezentarile grafice si analizele comparative se bazeaza pe date reale, concludente si nu pe “amintirile” managerilor.

punctReducerea timpului de luare a deciziilor
Prin scaderea timpului de procesare a datelor si transformarea lor in informatii, procesul decizional devine mult mai clar. Este important si faptul ca informatiile furnizate de sistemele de BI sunt actuale, “ calde”, fara a necesita un timp indelungat de colectare si expunere, ceea ce face ca procesul de luare a deciziilor sa fie cum nu se poate mai scurt. Informatiile colectate nu apuca sa devina invechite si sa puna in pericol corectitudinea deciziilor.
Scaderea timpului dedicat managementului deciziilor se datoreaza si faptului ca vizualizarile de date sunt interactive si prin doar câțiva pași simpli se pot obține dashboard-uri interactive ușor de înțeles de oricine. Acest lucru poate ajuta managerii sa priveasca seturile de date din mai multe perspective, sa patrunda in profunzimea lor, fara a parasi interfata grafica a dasboardului interactiv, sa aplice filtre cu efect de segmentare - toate aceste actiuni au rezultat imediat supra bazei de date. 

punctUrmarirea obiectivelor calitative si cantitative in cadrul departamentelor si la nivel global
Reducerea rolului departamentului IT in generarea de rapoarte si transferul acestor instrumente inspre utilizatorul final concentreaza eforturile din interiorul organizatiei inspre urmarirea obiectivelor stabilite la nivel de companie si la nivel de departament. Angajatii si managementul pot sa-si orienteze activitatea inspre indeplinirea sarcinilor zilnice si inspre cresterea productivitatii muncii lor. Rapoartele, indicatorii grafici din cadrul sistemelor BI pot fi vizualizati de nenumarate ori, pe masura actualizarii informatiilor, prin cateva clickuri, in cel mai scurt timp posibil. Se poate stii in orice moment care este gradul de indeplinire al obiectivelor stabilite. 

punctIdentificarea trendurilor pietei si urmarirea lor
Printre rapoartele utilizate in mod frecvent in fiecare companie se numara si analiza produselor/serviciilor/departamentelor in functie de gradul de profitabilitate sau de rezultate. Aceasta analiza este o componenta importanta a managementului modern deoarece ea identifica tendintele viitoare in ceea ce priveste comportamentul clientilor si pe baza ei sunt stabilite strategiile viitoare care vor fi adoptate in cadrul companiei: fie se renunta la serviciile/produsele/departamentele neprofitabile, fie se imbogateste oferta de produse si servicii proprii, se adopta noi directii noi de dezvoltare sau se optimizeaza departamentele unde ar putea exista dificultati. 

punctEvaluarea impactului deciziilor trecute
Instrumentele de Business Intelligence incorporate intr-un ERP reusesc sa surprinda seturi de informatii pe perioade lungi de timp, identificand inclusiv schimbarile de strategie realizate la un moment dat. Intr-un dashboard interactiv, se pot vedea lunile in care vanzarile au crescut pentru ca a fost lansata o campanie de marketing pentru un anumit produs sau pentru ca a crescut calitatea serviciilor de service oferite impreuna cu produsele companiei. Daca o anumita strategie nu da rezultate, managerii nu trebuie sa astepte o perioada indelungata de timp pentru a o schimba si beneficiaza de informatiile dorite in timp real. Deciziile luate se regasesc in grafice, cifre si totaluri si pot fi evaluate in mod obiectiv. 

punctAcces la informatii actualizate de pe dispozitive mobile
Conceptul de “mobile computing” este deja destul de raspandit in lumea in care traim, dar notiunea de “mobile BI” isi face loc timid in vocabularul nostru. Aceasta desemneaza posibilitatile pe care le ofera tehnologia de ultima generatie de a accesa prin intermediul dispozitivelor mobile - telefon sau tableta, date sub forma de rapoarte, indicatori grafici sau dashboarduri interactive. Ea permite managerilor sa ramana informati oriunde s-ar afla si in orice situatie. Aplicatiile dedicate de Business Intelligence pentru dispozitivele mobile ofera control complet asupra instrumentelor utilizate, pastrand filtrele care se aplica, parametrii si functionalitatile pe care le avem in versiunea desktop. Totusi, fiind aplicatii mobile care se conecteaza la o baza de date pentru a-si extrage informatiile necesare, ele sunt optimizate pentru lucrul cu dispozitive mobile.

 

Care sunt instrumentele puse la dispozitie de un sistem BI in cadrul unui ERP?

punctRapoarte si pivoti
Rapoartele sunt liste care centralizeaza date cu caracter comun, operate in mod structurat in cadrul sistemului ERP utilizat. De exemplu: Raport de vanzari/incasari, Balanta de stocuri/Fisa de magazie, Raport de gestiune, Top produse, Receptii, Facturi incasate, etc. Listele generate prin intermediul modulului de raportare din cadrul unui ERP se actualizeaza in timp real, o data cu introducerea de noi date in sistem. Rapoartele obtinute dintr-un sistem ERP pot fi vizualizate in diverse formate precum: HTML, CSV, PDF, TIFF, Excel, etc. Pentru a restrange cautarile in cadrul acestor liste, solutiile ERP pun la dispozitia utilizatorilor filtre interactive, cu efect imediat in vizualizarea rezultatelor.
Daca se opteaza pentru exportul rapoartelor in format Excel, exista posibilitatea de a realiza analize complexe de date prin intermediul pivotilor de date (Power Pivot de la Microsoft functioneaza cu Excel 2010 - minim). Pivotii astfel realizati permit vizualizarea datelor din mai multe perspective, prin detalierea succesiva a informatiilor si realizarea de conexiuni intre seturile de date: de exemplu, datele de vanzari pot fi vizualizate pe luni si apoi pot fi detaliate in functie de agentii de vanzare. Sau pot fi vizualizate pe agenti si detaliate apoi pe luni.

punctIndicatori grafici - sunt reprezentari grafice interactive a datelor si pot fi folositi pentru a studia in profunzime datele, pentru a realiza analize comparative si pentru a surprinde in dinamica rezultatele verificate. In cadrul indicatorilor economico-financiari, graficul poate fi definit sub forma de coloane, linii, placinta, etc. Afisarea graficului depinde de filtrele aplicate.

punctDashboard intuitiv - Power BI este un set online de servicii de realizare de rapoarte si vizualizari interactive de date creat de Microsoft. Acesta poate sa-si extraga datele din mai multe surse, inclusiv din baza de date furnizata de un sistem ERP. Asa cum declara cei de la Microsoft, PowerBI este un serviciu de Business Intelligence cu autoservire.