Enterprise Resourse Planning (ERP) reprezintă de multe ori un software a cărui înțelegere se arată dificilă, deoarece există numeroase modalități de implementare și utilizare a acestuia. Datorită acestui caracter complex, se pot produce mai multe erori în alegerea și mentenanța unui sistem ERP. Chiar dacă multe dintre acestea nu au consecințe grave imediate, există posibilitatea ca unele să-ți afecteze radical business-ul pe termen lung.
Tocmai din acest motiv, am alcătuit o listă a celor mai des întâlnite greșeli în procesul de implementare a unui ERP, oferind și soluții prin care acestea pot fi evitate.
Planificarea insuficientă și nerealistă
Planificarea joacă un rol fundamental în finalizarea cu succes a oricărui proiect. Multe dintre organizații nu dedică însă destul timp fazei de planificare, premergătoare implementării unei soluții ERP. Cu toate acestea, este esențial să definești scopul și complexitatea proiectului.
De multe ori, business-urile subestimează timpul și resursele necesare integrării unui astfel de software. Această eroare poate fi evitată prin alegerea unui furnizor care poate proiecta și implementa un ERP în funcție de caracteristicile companiei tale.
Pe de altă parte, evitarea realizării unei analize a proceselor existente este foarte tentantă. Cu toate acestea, este esențial ca înainte de simpla automatizare a lor printr-un sistem ERP, să realizezi un audit intern. Acesta îți poate arăta cu claritate care sunt ariile în care noua soluție poate fi utilizată pentru a avea impact maxim și cum pot fi modificate fluxurile bunsiness-ului tău, astfel încât să atingi standardele interne de performanță. Automatizarea unui proces defectuos nu face decât ca acesta să ruleze mai rapid.
Alegerea greșită a furnizorului sistemului
Analiza adecvată a furnizorilor de servicii ERP poate consuma mult timp, dar ea este necesară pentru a garanta succesul business-ului tău. Multe organizații nu alocă suficiente ore examinării firmelor care oferă astfel de soluții, acest lucru cauzând nenumărate dificultăți pe termen lung. Există câțiva pași pe care îi poți urma pentru a garanta seriozitatea și profesionalismul lor.
În primul rând, este important să ceri furizorului referințele altor organizații care utilizează serviciile sale. Ulterior, poți contacta aceste companii pentru a discuta avantajele și dezavantajele colaborării lor.
În al doilea rând, poți să organizezi interviuri cu diferite firme care oferă servicii ERP. În cadrul lor îți recomandăm să pui întrebări specifice referitoare la instrumentele pe care le pot implementa și la rata de succes a acestora în cazul altor organizații din sectorul tău de activitate.
În final, încearcă să construiești diferite scenarii, în cadrul cărora să integrezi provocări ce pot apărea pe parcursul colaborării și să ceri potențialului furnizor metode de rezolvare a lor.
Este important să comunici clar obiectivele și așteptările organizației, astfel încât să eviți orice surpriză neplăcută.
Lipsa colaborării între departamente
În stadiul inițial implementării unui serviciu ERP, multe companii nu implică oamenii potriviți. Feedback-ul în legătură cu un proiect atât de complex trebuie să vină din partea tuturor departamentelor companiei, nu doar de la top management, chiar dacă aceștia au un rol esențial în derularea proiectului. Implicarea directă a angajaților care se vor confrunta des cu noile procese ale organizației asigură atât o implementare corectă a soluției, cât și o mentenanță eficientă.
Altfel spus, este important să te asiguri că toți utilizatorii noului software din cadrul firmei tale înțeleg faptul că testarea și învățarea sa necesită timp și răbdare.
Neasigurarea training-ului angajaților
În conformitate cu cele menționate anterior, implementarea unei soluții ERP schimbă drastic modul de muncă existent până în acest moment. Deoarece nivelul de adaptabilitate al angajaților tăi poate varia considerabil, este important să dedici un timp corespunzător training-ului acestora.
Cea mai simplă modalitate de a realiza acest lucru este să înceapă să integreze instrumentele ERP-ului în rolul pe care aceștia îl ocupă. Este recomandat ca începutul să fie angajarea personalului tău în câteva simulări live, în cadrul cărora să fie explicate noile modalități de manipulare a datelor.
În mod ideal, angajații ar trebui să aibă șansa de a deveni confortabili cu noul software înainte ca acesta să fie implementat complet. Cu toate acestea, multe funcții pot să nu fie pe deplin înțelese în timpul fazelor inițiale, astfel că training-ul trebuie să continue pe măsură ce fiecare persoană utilizează mai mult sistemul.
Ignorarea managementului schimbării
Acest aspect este strâns legat de punctul anterior, dar poate fi aplicat mai multor cazuri din cadrul unei organizații. Abilitatea de controla eficient schimbarea este una dintre cele mai importante calități pe care atât managerii, cât și angajații trebuie să o dobândească în timp.
Transformările provocate de implementarea unei soluții ERP vizează trei segmente cheie ale organizației: oamenii, procesele de funcționare și tehnologia. De cele mai multe ori, companiile se bazează doar pe tehnologia IT pentru simplificarea și unificarea operațiunilor de afaceri.
Cu toate acestea, schimbările aduse de alegerea unui software au un impact major asupra tuturor fluxurilor companiei. În lipsa unui control atent, a stabilirii unor planuri de comunicare și a organizării unor ateliere de lucru, efectul acestuia poate fi unul negativ.
Lipsa comunicării informațiilor
După cum am amintit anterior, implementarea unui ERP are un efect disruptiv pe termen scurt, afectând fiecare departament al companiei. Cu toate acestea, odată cu intrarea sa în funcțiune, întreaga afacere va deveni mai profitabilă.
Pentru a evita problemele pe parcursul procesului de aplicare a unui sistem ERP, este necesar să te asiguri că informațiile cheie circulă prin toate departamentele și că acestea din urmă păstrează legătura între ele. În acest sens, te sfătuim ca înainte de a începe implementarea ERP-ului să construiești un plan de comunicare, care să înglobeze toate fazele proiectului și să te asiguri că toți membrii echipei tale știu ce informații trebuie să primească și să dea mai departe.
Formarea unei echipe de câțiva oameni din departamentele cele mai afectate, care să comunice și să lucreze eficient pentru implementarea ERP-ului este ideală. Aceștia trebuie ținuți permanent la curent cu evoluția proiectului.
Lipsa unui plan de mentenanță
Implementarea software-ului reprezintă un pas bun de început, dar rămâne important de reținut că întreținerea și îmbunătățirea ERP-ului sunt necesare. Dezvoltarea unui plan de mententanță încă din fazele inițiale te ajută să utilizezi cu succes toate instrumentele noului sistem și să îți maximizezi investiția. Din păcate, un număr considerabil de manageri nu construiesc un astfel de plan.
Pentru a nu ajunge în situația lor, creează o echipă puternică de asistență, care să cunoască toate detaliile cu privire la soluția ERP. De cele mai multe ori, persoanele recomandate a face parte din această echipă sunt cele care au fost implicate activ în implementarea sistemului și sunt conștiente de problemele și soluțiile ce pot apărea pe parcurs.
Business-urile trebuie să construiască o strategie de mentenanță pentru a menține și îmbunătăți soluția ERP în mod regulat, astfel încât ea să nu devină depășită moral.
Datorită complexității unui sistem ERP, este important să fii conștient de provocările care pot apărea atât pe parcursul implementării sale, cât și ulterior intrării sale în funcțiune. Chiar dacă aceste greșeli sunt comune, ele pot fi evitate dacă echipa păstrează o linie deschisă de comunicare, știe exact ce vrea de la software și înțelege că un ERP necesită o întreținere permanentă.
Sursă foto: Shutterstock.com
