Asemănător portalelor de e-commerce (magazinelor online) dedicate clienților persoane fizice, platformele online business-to-business facilitează interacțiunea dintre furnizori și clienți – persoane juridice, cu scopul de a expune oferta de produse și servicii, de a simplifica procesul de vânzare și de a întări relația între parteneri. Companiile apelează la un portal B2B, de obicei, în cazul aprovizionării cu materii prime și materiale necesare în procesul de producție sau în cazul achiziției de bunuri destinate revânzării către publicul larg.
Utilizarea platformei B2B între compania furnizor și client are loc de obicei după o anumită perioadă de aprofundare a relației comerciale. Ea permite companiei furnizor să își expună oferta de produse, iar companiei client să vizualizeze produsele, stocurile, prețurile și discounturile de care beneficiază într-un timp mult mai rapid decât cerând informații via email, fax, etc.
Practic, un portal Business to Business funcționează ca un magazin online. Furnizorul facilitează clienților accesul la portalul B2B printr-un user și o parola. Pe baza lor, clienții au deja înregistrate toate datele de firmă care sunt pur și simplu preluate la lansarea unei comenzi. Un portal B2B prezintă avantaje atât pentru cumparator cât și pentru vânzător astfel: vânzătorul are posibilitatea de a-și expune oferta actualizată de produse, adăugând ori de câte ori e nevoie, fără eforturi suplimentare, un nou produs, iar cumparatorul beneficiază în orice moment de informații legate de comenzi anterioare, prețuri preferențiale, discounturi sau stocuri. Acest tip de comunicare între business-uri asigură transparența și viteză sporită procesului de vânzare-cumparare. De asemenea, comunicarea structurată privind nevoile clienților și oferta furnizorului elimină erorile umane care ar putea apărea și ancorează businessurile în tehnologia modernă.
Pe lângă rolul de bază al platformei B2B de a gestiona rapid și eficient comenzile clientilor, o astfel de aplicație este menită să îmbunătățească relația cu clienții companiei și să promoveze produsele și imaginea companiei. Asemenea aplicațiilor clasice de vânzare, în cadrul portalului B2B se pot implementa politici de marketing prin următoarele elemente: promoții pe perioade de timp sau anumite produse, puncte de fidelitate, discounturi în funcție de cantitate sau de modalitatea de plată și pachete de produse și servicii.
Produsele înscrise în portal beneficiază de poze, prezentări, specificații detaliate, comentarii, prezentări video, stocuri și prețuri, deci experiența accesării unui astfel de portal este una plăcută. În cazul în care cumpărătorul nu e lămurit în legatură cu anumite caracteristici ale produsului, platformele B2B au integrat un serviciu de Suport tehnic prin care se pot cere amănunte suplimentare.
De cele mai multe ori, platformele B2B sunt aplicații ale unui sistem informatic integrat sau se conectează la un sistem de tip ERP, asigurând transferul automat al datelor între cele două. Dacă platforma B2B este parte a unui ERP, atunci toate informațiile care circulă din și înspre portal sunt în timp real. Din acest motiv, comenzile plasate prin portalul B2B pot fi procesate imediat, prețurile sunt cele preluate în aplicația de urmărire a contractelor din cadrul sistemului ERP și sunt cele negociate – orice modificare a lor e vizibilă și în portal , stocurile sunt cele reale din momentul plasării comenzii. În ERP ajung comenzile clienților, o dată cu onorarea lor generându-se și documentele contabile aferente; fluxul ulterior plasării comenzii este gestionat de celelalte aplicații ERP: încasarea facturilor emise, gestionarea stocurilor, livrarea, transportul, etc.