Care sunt costurile asociate unui ERP?
Căutarea ERP-ului potrivit companiei înseamnă pe de-o parte soluția tehnică conformă cerințelor managementului și care să rezolve problemele cu care se confruntă compania, și pe de alta parte încadrarea într-un buget stabilit.
De multe ori, o prima întrebare a companiilor în căutarea unui sistem integrat se referă la costurile soluției ERP, însă răspunsul întârzie să apară. Și asta deoarece, la întocmirea unei oferte ERP, răspunsul este guvernat de cuvântul “depinde”: depinde de numărul de utilizatori ai sistemului, de modulele alese, de gradul de personalizare a soluției, etc. orice cifră înaintată fără o prezentare și o discuție amănunțită despre procesele companiei tinde să ducă în derizoriu importanța și beneficiile unui astfel de sistem.
O estimare cât mai precisă poate veni doar după o analiză atentă a proceselor din companie și dupa aflarea cât mai multor informații privind nevoile existente.
Ce conține o ofertă de ERP?
Dimensiunea unei oferte ERP se clădește în timp, după prezentări și discuții, pe câteva componente de bază:
- Prețul licențelor ERP este influențat de numărul de utilizatori ai sistemului și de modulele selectate pentru soluția ce va fi utilizată de client. De asemenea, un ERP poate fi achiziționat în regim on premise sau poate fi închiriat pe baza unui abonament lunar (SaaS).
- Prețul serviciilor de personalizare presupune realizarea de dezvoltări ale sistemului pentru a oferi funcționalități pe specificul clientului sau chiar module dedicate.
- Prețul serviciilor de implementare depinde de complexitatea proiectului și de cele mai multe ori se calculează un număr estimat de ore de implementare. Implementarea este procesul de punere în practică a functionalităților sistemului conform unui proiect tehnic care conține specificațiile personalizate pe structura companiei. De ce se practică un număr de ore estimate? Pentru că de cele mai multe ori implementarea depinde nu doar de personalul specialist IT al furnizorului cât și de utilizatorii din cadrul companiei vizate, care de multe ori sunt reticenți la schimbare, revizuiesc specificațiile stabilite în faza inițială sau pur si simplu nu reușesc să ofere datele necesare în timpul stabilit.
- Costurile serviciilor post-implementare
O dată ce procesul de implementare este finalizat și sistemul ERP este dat în exploatare, companiile pot opta pentru extinderea sistemului cu aplicații/module noi, pot implementa funcționalități noi pentru a se adapta pieței în schimbare sau pot opta pentru diverse servicii care trec de aria de cuprindere a celor de suport tehnic. Toate acestea sunt considerate costuri de post-implementare a sistemului ERP pentru ca acesta să funcționeze la parametrii optimi.
- Abonamentul pentru actualizări la legislație și servicii de suport tehnic (mentenanță)
Conform acestui abonament, beneficiarul sistemului are dreptul la suport online gratuit din partea furnizorului pentru a facilita exploatarea corectă a sistemului. Consultanții de suport tehnic centralizează cererile clienților, acordă ajutor accesând de la distanță calculatoarele clienților și furnizează manualele de utilizare ale sistemului sau documentația întocmită cu ocazia unor modificări legislative, etc. Orice actualizări la legislația fiscală în vigoare sunt de asemenea oferite cu titlu gratuit în baza abonamentului.
