Business Intelligence la un click distanta
Conform definiției date de Wikipedia, sistemele de Business Intelligence sunt “sisteme informatice de identificare, extragere și analizare a datelor disponibile într-o companie, sisteme al căror scop este de a oferi un suport real pentru luarea de decizii de business”. Create pentru a facilita procesul decizional, sistemele de Business Intelligence sunt instrumente indispensabile pe care managerii de la fiecare nivel le utilizează pentru a analiza tendințele, a identifica oportunitățile și riscurile cu care se confruntă compania.
Sistemele BI sunt utilizate mai nou zilnic deoarece acestea au devenit atât de performante și intuitive încât nu necesită cunoștiințe specializate, iar datele dorite sunt extrase prin câteva clickuri. Funcționalitățile lor permit orientarea business-urilor înspre client și înspre stabilirea unor indicatori clar măsurabili, spre care să țintească echipele din cadrul companiei.
Pentru că sistemele ERP sunt cele care centralizează informațiile dintr-o companie, în cadrul lor se regăsește de obicei o componentă de Business Intelligence care permite accesul într-un mod inteligent și simplificat la datele din sistem. Fie că vorbim de rapoarte, indicatori grafici sau dasboard-uri interactive, componentele de Business Intelligence din cadrul unui ERP formează un Tablou de Bord complet care poate prelucra și analiza un volum mare de date, din surse variate, despre articole, parteneri, cash-flow, profit, discounturi, mijloace fixe, stocuri, etc. Pe masura colectării de noi date sau actualizării celor existente, în modulul de Business Intelligence are loc actualizarea corespunzatoare căci modul de tranzacționare are loc în timp real. Utilizarea soluțiilor de Business Intelligence este o necesitate în economia modernă căci ea ajută managerii să răspundă oricăror întrebări legate de companie, prin:
Analiza datelor financiare și non-financiare pe intervale lungi de timp
Sistemele de BI analizează date de volum mare pe baza cărora reproduc rapoarte, indicatori și dasboard-uri interactive puse la dispoziția managerilor, la un click distanță. Analiza comparativă a vânzărilor pe 2 ani, a vitezei de rotație a stocurilor din depozit în ultimele trei sezoane estivale, etc e aproape imposibil de făcut utilizând liste de date. În schimb, reprezentarea vizuală a datelor și utilizarea culorilor pentru atenționări permit gestionarea facilă a bazei de date, fără a apela la ajutor specializat din partea departamentului IT.
Prin utilizarea instrumentelor BI din cadrul unui ERP, concluziile trase din reprezentările grafice și analizele comparative se bazează pe date reale, concludente și nu pe “amintirile” managerilor.
Reducerea timpului de luare a deciziilor
Prin scăderea timpului de procesare a datelor și transformarea lor în informații, procesul decizional devine mult mai clar. Este important și faptul că informațiile furnizate de sistemele de BI sunt actuale, “ calde”, fără a necesita un timp îndelungat de colectare și expunere, ceea ce face ca procesul de luare a deciziilor să fie cum nu se poate mai scurt. Informațiile colectate nu apucă să devină învechite și să pună în pericol corectitudinea deciziilor.
Scăderea timpului dedicat managementului deciziilor se datorează și faptului că vizualizările de date sunt interactive și prin doar câțiva pași simpli se pot obține dashboard-uri interactive ușor de înțeles de oricine. Acest lucru poate ajuta managerii să privească seturile de date din mai multe perspective, să pătrundă în profunzimea lor, fără a părăsi interfața grafică a dasboardului interactiv, să aplice filtre cu efect de segmentare – toate aceste acțiuni au rezultat imediat asupra bazei de date.
Urmărirea obiectivelor calitative și cantitative în cadrul departamentelor și la nivel global
Reducerea rolului departamentului IT în generarea de rapoarte și transferul acestor instrumente înspre utilizatorul final concentrează eforturile din interiorul organizației înspre urmărirea obiectivelor stabilite la nivel de companie și la nivel de departament. Angajații și managementul pot să-și orienteze activitatea înspre îndeplinirea sarcinilor zilnice și înspre creșterea productivității muncii lor. Rapoartele, indicatorii grafici din cadrul sistemelor BI pot fi vizualizați de nenumărate ori, pe masura actualizării informațiilor, prin câteva clickuri, în cel mai scurt timp posibil. Se poate știi în orice moment care este gradul de îndeplinire al obiectivelor stabilite.
Identificarea trendurilor pietei si urmarirea lor
Printre rapoartele utilizate în mod frecvent în fiecare companie se numară și analiza produselor/serviciilor/departamentelor în funcție de gradul de profitabilitate sau de rezultate. Această analiză este o componentă importantă a managementului modern deoarece ea identifică tendințele viitoare în ceea ce privește comportamentul clienților și pe baza ei sunt stabilite strategiile viitoare care vor fi adoptate în cadrul companiei: fie se renuntă la serviciile/produsele/departamentele neprofitabile, fie se îmbogățeste oferta de produse și servicii proprii, se adoptă noi direcții noi de dezvoltare sau se optimizează departamentele unde ar putea exista dificultăți.
Evaluarea impactului deciziilor trecute
Instrumentele de Business Intelligence încorporate într-un ERP reușesc să surprindă seturi de informații pe perioade lungi de timp, identificând inclusiv schimbările de strategie realizate la un moment dat. Într-un dashboard interactiv, se pot vedea lunile în care vânzările au crescut pentru ca a fost lansată o campanie de marketing pentru un anumit produs sau pentru ca a crescut calitatea serviciilor de service oferite împreună cu produsele companiei. Dacă o anumită strategie nu dă rezultate, managerii nu trebuie să aștepte o perioadă îndelungată de timp pentru a o schimba și beneficiază de informațiile dorite în timp real. Deciziile luate se regăsesc în grafice, cifre și totaluri și pot fi evaluate în mod obiectiv.
Acces la informații actualizate de pe dispozitive mobile
Conceptul de “mobile computing” este deja destul de răspândit în lumea în care trăim, dar notiunea de “mobile BI” își face loc timid în vocabularul nostru. Aceasta desemnează posibilitățile pe care le oferă tehnologia de ultimă generație de a accesa prin intermediul dispozitivelor mobile – telefon sau tabletă, date sub formă de rapoarte, indicatori grafici sau dashboarduri interactive. Ea permite managerilor să rămână informați oriunde s-ar afla și în orice situație. Aplicațiile dedicate de Business Intelligence pentru dispozitivele mobile oferă control complet asupra instrumentelor utilizate, păstrând filtrele care se aplică, parametrii și funcționalitățile pe care le avem în versiunea desktop. Totuși, fiind aplicații mobile care se conectează la o bază de date pentru a-și extrage informațiile necesare, ele sunt optimizate pentru lucrul cu dispozitive mobile.
Care sunt instrumentele puse la dispoziție de un sistem BI în cadrul unui ERP?
Rapoarte și pivoți
Rapoartele sunt liste care centralizează date cu caracter comun, operate în mod structurat în cadrul sistemului ERP utilizat. De exemplu: Raport de vânzări/încasări, Balanța de stocuri/Fișa de magazie, Raport de gestiune, Top produse, Recepții, Facturi încasate, etc. Listele generate prin intermediul modulului de raportare din cadrul unui ERP se actualizează în timp real, o dată cu introducerea de noi date în sistem. Rapoartele obținute dintr-un sistem ERP pot fi vizualizate în diverse formate precum: HTML, CSV, PDF, TIFF, Excel, etc. Pentru a restrânge cautările în cadrul acestor liste, soluțiile ERP pun la dispoziția utilizatorilor filtre interactive, cu efect imediat în vizualizarea rezultatelor.
Dacă se optează pentru exportul rapoartelor în format Excel, există posibilitatea de a realiza analize complexe de date prin intermediul pivoților de date (Power Pivot de la Microsoft funcționează cu Excel 2010 – minim). Pivoții astfel realizați permit vizualizarea datelor din mai multe perspective, prin detalierea succesivă a informațiilor și realizarea de conexiuni între seturile de date: de exemplu, datele de vânzări pot fi vizualizate pe luni și apoi pot fi detaliate în funcție de agenții de vânzare. Sau pot fi vizualizate pe agenți și detaliate apoi pe luni.
Indicatori grafici – sunt reprezentări grafice interactive a datelor și pot fi folosiți pentru a studia în profunzime datele, pentru a realiza analize comparative și pentru a surprinde în dinamică rezultatele verificate. În cadrul indicatorilor economico-financiari, graficul poate fi definit sub forma de coloane, linii, placintă, etc. Afișarea graficului depinde de filtrele aplicate.
Dashboard intuitiv – Power BI este un set online de servicii de realizare de rapoarte și vizualizări interactive de date creat de Microsoft. Acesta poate să-și extragă datele din mai multe surse, inclusiv din baza de date furnizată de un sistem ERP. Așa cum declară cei de la Microsoft, PowerBI este un serviciu de Business Intelligence cu autoservire.
