Deme Macarale Oradea își controlează procesele de închiriere a utilajelor de construcții cu ASiS ERP
Aflându-se printre primele trei firme din țară în ceea ce privește activitatea de închiriere utilaje de construcții, Deme Macarale Oradea și-a eficientizat procesele de business prin implementarea ERP-ului ASiS.
Anterior deciziei de achiziție a ERP-ului ASiS, compania beneficia de o soluție informatică care însă nu răspundea nevoilor sale de baza și anume urmărirea tuturor utilajelor închiriate pe diverse șantiere din țară. Chiar dacă aveau un sistem de management integrat, urmărirea utilajelor se realiza pe bază de sute de exceluri. Schimbarea ERP-ului existent și alegerea soluției ASiS a venit ca urmare a promisiunii Alfa Software de a realiza o aplicație customizată pentru Deme Macarale care să centralizeze și să rezolve procesele de bază, o aplicație care să fie integrată cu celelalte module ale sistemului informatic ASiS.
Implementarea ASiS a debutat cu aplicațiile de bază: Contabilitate și Gestiune, Personal și Salarizare și Mijloace Fixe, timp în care echipa de programare a Alfa Software a dezvoltat aplicația de Urmărire Macarale conform analizei făcute împreună cu echipa Deme Macarale.
Aplicația Urmărire Macarale ține evidența costurilor generate de utilajele închiriate și utilizate în cadrul șantierelor din țară sau străinătate, a contractelor de închiriere utilaje, a facturilor, devizelor și a tuturor datelor rezultate din activitățile de închiriere utilaje.
Controlând o parte importantă din piața de profil (de închiriere macarale) din România, managementul Deme Macarale beneficiază în orice moment de informații actualizate privind starea utilajelor pe șantiere, atribuirea și dislocarea lor în funcție de contractele în derulare pe care le are compania.
Indiferent de stadiul în care se află contractele sale: în derulare, expirate sau anulate/neîncepute, compania Deme Macarale deține în prezent o evidență clară a tuturor informațiilor aferente oricărui contract de închiriere utilaje (data contractului, numărul lui, datele de identificare ale terțului, responsabilul de contract desemnat, moneda contractului, data de începere, scadența),
În cadrul fiecărui contract în derulare se deschid comenzi, reprezentând lucrări efective care trebuie realizate. Responsabilul de contract al Deme realizează într-o fază inițială o estimare pe fiecare comandă privind utilajele necesare și operațiile pe care le vor efectua. În funcție de estimările realizate și de negocieri, prețul lucrărilor din cadrul fiecărui contract este stabilit într-una din variantele: global, individual sau mixt.
Ca o cerință firească, cei de la Deme s-au arătat interesați în a urmări profitabilitatea pe fiecare lucrare, iar aplicația de Urmărire Macarale a venit în întâmpinarea cerințelor lor prin faptul că a înlesnit ținerea evidenței pontajului zilnic pe fiecare utilaj desemnat să lucreze pe o comandă.
Au fost stabilite în acest sens mai multe tipuri de pontaj pentru utilaje: activitate, stand by, dislocare, reparații, inactiv, regie, mentenanță, încărcare/descărcare.
Responsabilul de contract realizează zilnic confirmarea pontajului utilajelor pe lucrare stabilind în același timp și numărul de ore de facturat, defalcat pe fiecare tip de pontaj în parte. Numărul orelor facturate poate diferi de numărul orelor înregistrate în pontaj.
În funcție de numărul de ore de facturat pe fiecare tip de pontaj, aplicația ASiS aplică automat tarifele orare corespunzătoare din contract pe fiecare tip de activitate desfășurată de utilaje: de dislocare/mutare, de inactivitate/stand-by, de utilizare efectivă, etc.
Tariful orar al fiecărui utilaj poate fi preluat ca find același cu tariful grupei de utilaje (macarale) din care face parte sau se poate stabili individual. Asupra lui responsabilul de contract poate interveni manual, modificarea prețului pe comandă de livrare din cadrul contractului propagându-se până la nivel de deviz.
Concomitent cu pontajul utilajului, are loc și pontajul angajaților care lucrează pe un utilaj (maxim 4) și aceste ore sunt preluate automat în aplicația ASiS de Personal și Salarizare. Pontajele angajaților și a utilajelor permit stabilirea costurilor interne cu o lucrare, aplicația permițând inclusiv vizualizarea costurilor indirecte asociate/lucrare, precum contribuțiile angajaților, regia generală repartizată, etc.
Pe baza confirmărilor zilnice de pontaj și a tarifelor din contract, se poate emite un deviz către client și se poate genera o factură proforma parțială/totală. Datele din aplicația Urmărire Macarale sunt aduse automat în aplicația ASiS de Contabilitate și Gestiune, de unde se generează facturile în mod automat.
Pentru analiza datelor, ASiS pune la dispoziția managerilor Deme Macarale o multitudine de rapoarte privind urmărirea utilajelor, cu posibilități extinse de filtrare după orice criteriu: raport de contracte, raport de lucrări, raport de pontaj utilaje, raport pontaj angajați, raport confirmări, raport de deviz/zile.