Ce alegem: ERP sau aplicații singulare?
Probabil ești una dintre acele persoane care se întreabă cu ce diferă un ERP de aplicații diferite, individuale. Nu esti singurul!
Multe companii se confruntă cu dificila dilema de a alege între un ERP sau de a selecta mai multe aplicații pentru probleme punctuale. Ca sa primești răspunsul corect la această întrebare este bine sa fii informat și atunci alegerea ta nu va mai constitui o provocare.
Ce trebuie să știi pentru început este ca un sistem integrat este format dintr-un număr mare de aplicații și module integrate între ele, care se adresează diferitelor sectoare de activitate din cadrul unei companii.
Pe de altă parte, aplicațiile singulare rezolvă probleme specifice, dar au funcționalități limitate și sunt izolate de celelalte aplicații.
Deci, cu ce diferă concret un sistem ERP de aplicații diferite, singulare?
Ușurința de integrare
În general, un ERP acoperă toate zonele de business din cadrul unei companii: contabilitate, producție, resurse umane, marketing, vânzări, distribuție. Informațiile sunt interconectate între ele și necesită introducerea lor o singură dată pentru a putea fi accesate de mai multe departamente deodată. În schimb aplicațiile singulare se referă la procese specifice și nu pot fi interconectate cu aplicațiile altor departamente, decât prin construcția unei interfețe, care de obicei e o soluție instabilă și costisitoare. Aplicațiile singulare rezolvă probleme de moment, în timp ce un ERP oferă posibilități continue de rafinare și dezvoltare a proceselor de business. Orice noua aplicație din sistemul ERP se integrează nativ cu celelalte și orice funcționalități noi sunt construite pe aceeasi platformă. Practic, un ERP dă posibilitatea companiilor de a se adapta permanent mediului concurential în care activează.
Flexibilitate
În mediul de afaceri actual, nevoia companiilor de a fi competitive nu poate fi minimizată. Un sistem de tip ERP se configurează după cerințele managementului din companie și răspunde unor nevoi specifice, cerute de piață. Un sistem ERP facilitează cu succes relațiile de afaceri cu partenerii și clienții companiei și poate ajunge să fie accesat inclusiv de aceștia (platforma B2B, de exemplu).
Pe de altă parte, datorită inflexibiliătii lor, aplicațiile singulare cu greu pot să depășească granițele companiei și deseori nici nu asigură interacțiunea dintre departamente pentru a avea clienți mulțumiți.
Reducerea costurilor de întreținere
Aplicațiile software singulare tind să fie costisitoare din punctul de vedere al costurilor de întreținere, mai ales dacă sunt și interfațate. Cele mai multe companii au cheltuieli mari cu menținerea lor, dar și cu instruirea angajaților. În ceea ce priveste sistemele ERP, după o analiză minuțioasă, companiile pot opta în faza inițială pentru un număr redus de module, ca apoi sa încerce suplimentarea lor. Mai mult, ele pot să-și închirieze aplicațiile sistemului ERP (Cloud-computing) pe serverul lor sau pe un server dedicat.
Pentru întretinerea sistemului ERP, companiile beneficiază de un abonament în care sunt incluse actualizările legislative, documentația de utilizare a sistemului și suportul tehnic pentru angajații care întâmpină dificultăți în utilizarea lui.
Comunicarea între departamente
Integrarea în cazul unui ERP consolidează fluxurile de date din cadrul unei companii și asigură un mod standardizat de comunicare între departamente. Astfel pentru a avea clienți mulțumiți, eforturile echipelor din diverse departamente pot fi proporționate corespunzator, inclusiv ca și timp alocat. Aplicațiile singulare nu încurajează aceste procese, lăsându-le de cele mai multe ori neacoperite sau nestandardizate.
