Ce este mentenanța unui sistem ERP și cum se realizează?

Sistemele ERP sunt esențiale pentru asigurarea automatizării și simplificării proceselor interne ale unei organizații, în scopul obținerii unei productivități ridicate și a unui flux de lucru eficient. Similar oricărui sistem, pentru buna funcționare a ERP-ului trebuie luate măsuri de mentenanță.

Astfel, există anumite lucruri pe care utilizatorii le pot face pentru a se asigura că totul funcționează fără probleme. Periodic, vor exista însă erori de funcționare care trebuie aduse la atenția unui specialist. Este important ca ele să fie adresate rapid, înainte ca acestea să aibă consecințe negative la o scară largă.

Se pot identifica o varietate de amenințări cu care se confruntă un sistem ERP, care pot veni atât din interiorul, cât și din exteriorul companiei. Printre acestea se numără lipsa de cunoștințe în operare, training-ul insuficient, aplicarea greșită a măsurilor de securitate și complexitatea sistemului în sine. Următoarele măsuri pot însă să contribuie la funcționarea optimă a sistemului ERP:

• Familiarizarea cu instrumentele sistemului ERP

Înțelegerea modurilor în care funcționează soluția ERP la nivelul business-ului tău face mai ușoară identificarea anumitor probleme. E important astfel să cunoști funcțiile sale și să apelezi la sursele de informație oferite de furnizorul software-ului. De asemenea, un training extensiv poate acoperi aceste nevoi de cunoaștere. De aceea este important ca el să nu fie neglijat, trecându-se prin toate etapele sale din perioada implementării.

• Realizarea ultimelor update-uri și menținerea la curent cu îmbunătățirile sistemului

Mulți furnizori aduc update-uri constante soluțiilor ERP oferite. Unele dintre acestea vizează eliminarea unor bug-uri, iar altele îmbunătățesc radical funcționarea sistemelor și capabilitățile lor. De cele mai multe ori nu există o obligativitate a instalării acestora, în afara cazurilor în care ele rezolvă o eroare care afectează tot sistemul.

Lipsa necesității nu trebuie să ducă însă la ignorarea lor, deoarece fiecare update poate îmbunătăți semnificativ instrumentele sistemului. Mai mult, actualizarea constantă a software-ului face ca acesta să fie mai puțin vulnerabil amenințărilor externe, păstrând în siguranță informațiile esențiale cu privire la businessul tău.

• Revizuirea proceselor de business și adaptarea la schimbare

Este important să revizuiești anual fluxurile de lucru și operațiunile companiei tale, pentru a identifica eventualele schimbări care au survenit și a adapta sistemul ERP acestora. Doar în acest fel te poate ajuta o soluție ERP să atingi o eficiență maximă a activităților business-ului tău.

Identificarea din timp a unei funcționalități a software-ului care a rămas în urma proceselor de afaceri actuale contribuie la depășirea ușoară a acestei dificultăți. Mai mult decât atât, o atitudine proactivă poate determina evitarea eventualelor probleme, garantându-ți totodată deținerea unui sistem ERP eficient, care ține pasul cu procesele actuale.

• Investiția într-un training de lungă durată

Nu subestima niciodată valoarea pe care instruirea angajaților și a utilizatorilor sistemului ERP o poate aduce companiei tale. Pregătirea temeinică a utilizatorilor este esențială în atingerea maximei eficiențe a unui ERP.

De multe ori, organizațiile repetă o greșeală fundamentală, anume cea de a considera suficient un singur training inițial, ignorând astfel nevoia de familiarizare a personalului cu ultimele aplicații și update-uri ale sistemului. Construirea împreună cu furnizorul ERP-ului a unui program de formare continuă, atât pentru utilizatorii existenți, cât și pentru angajații noi, poate aduce însă beneficii semnificative în termeni de productivitate.

• Determinarea capacităților de management interne ale companiei

Strategia de mentenanță depinde în mare măsură și de cadrul tău de business. De exemplu, companiile mari au în multe cazuri departamente IT interne și oameni responsabili de buna funcționare a sistemelor ERP, care se ocupă astfel de mentenanța lor. Pe de altă parte, business-urile mici și medii nu se află de cele mai multe ori în această situație, ele fiind nevoite astfel să apeleze la un furnizor extern al acestor servicii.

În fiecare caz, realizarea prealabilă a unui audit extern prin care să fie determinate competențele personalului legate de gestionarea și întreținerea unui sistem ERP este fundamentală.