ERP: când e momentul potrivit pentru digitalizare?
Cu toții am auzit de expresia:” timpul costa bani “.
Dar se aplică acest lucru și atunci când e vorba de achiziționarea unei soluții ERP? Există oare un moment potrivit de a achiziționa și implementa un ERP și care sunt riscurile implicate dacă se așteaptă prea mult pentru luarea unei astfel de decizii?
Un ERP este o unealtă puternică pentru ceea ce înseamnă control, dar implică investiții mari de timp și bani, așa că multe companii amână această decizie pentru o perioadă viitoare de timp.
Momentul potrivit este unic pentru fiecare companie și pentru fiecare industrie în parte și nu există o regulă de aur privind achiziția unui sistem ERP. Fie că e vorba de o companie la început de drum, de una care are nevoie să-și crească vânzările sau de o companie în declin, un ERP poate să ofere o direcție și o imagine clară asupra sănătății performanțelor sale financiare.
Un ERP nu este un panaceu universal, dar sistemul integrat potrivit rezolvă câteva probleme comune cu care se pot confrunta companiile:
Lipsa de informații credibile
Managementul nu beneficiază de date reale privind situația financiară și activitatea operațională a companiei, pe baza cărora să facă predicții și să dezvolte strategii viitoare. Lipsa de acuratețe a datelor poate proveni din lipsa unui sistem integrat sau existența unuia care nu e adaptat la nevoile companiei și poate avea chiar un efect devastator atunci când diverse strategii sunt aplicate. Un sistem ERP colectează și oferă date în timp real ceea ce conferă managementului siguranța că informațiile primite sunt reale și de încredere. Se lucrează standardizat cu un ERP și acest lucru permite și extragerea rapidă a informațiilor cerute de management.
Activitatea de bază a companiei nu funcționează în parametrii de eficiență.
Existența instrumentelor care să sincronizeze și să monitorizeze stocurile, planificarea producției, gradul de încarcare a utilajelor și productivitatea resursei umane sunt esențiale pentru ca o companie să-și onoreze comenzile. Un ERP personalizat conduce toate procesele de bază spre eficiență și asigură mereu informații despre rentabilitate prin raportarea permanentă la costul de producție, care înglobează în timp real toate cheltuielile directe și indirecte realizate în procesul de producție.
Informațiile interdepartamentale nu converg spre același set de concluzii.
De exemplu, echipa de vânzări își propune un target de 1 milion de EUR pe perioada de vară, dar producția e de 500.000 în aceeași perioadă, aceasta fiind și una de concedii. E limpede că în final compania se va confrunta cu un esec, daca strategiile celor doua departamente nu sunt sincronizate și unificate. În cadrul unui ERP, informația introdusă e unică și de obicei, ea este preluată spre procesare “în cascadă”, de departamentele din cadrul companiei.
Nu există posibilitatea de a întocmi un plan de afaceri fiabil și de a previziona performanțe pe o perioadă anume de timp.
Orice companie are nevoie de performanță predictibilă. Când vine vorba de un sistem de management integrat, operând sub același set de reguli, există posibilitatea de a stabili anumite ținte și de a converge eforturile întregii echipe înspre ele.
Atunci când o companie ignoră semnele care indică necesitatea implementarii unui ERP, riscă să escaladeze numeroase probleme care apar. Fără un sistem ERP corespunzator, o companie care face vânzări cu amănuntul riscă să aibă pe stoc mărfuri care nu se vând, o companie din domeniul distribuției riscă să nu-și optimizeze rutele agenților și să nu onoreze comenzile la timp, iar o companie producătoare riscă să utilizeze utilajele într-un mod necorespunzator.
ERP-ul potrivit asigură stocurile optime, dă încredere departamentului de vânzări, organizează producția și face trecerea mai usoară între modele de business învechite către cele noi, orientate spre piață.
