Controlul activităților de distribuție printr-un ERP - Alfa Software

Cum să controlezi activitățile de distribuție cu ajutorul unui ERP?

Cum să controlezi activitățile de distribuție cu ajutorul unui ERP?

erp distributie ASiS

erp distributie

Companiile de distributie, indiferent că este vorba de produse alimentare sau nealimentare, se confruntă cu aproximativ aceleași dificultăți în urmărirea activității lor. Gestionarea stocurilor, aprovizionarea la termen, dimensionarea corectă a stocurilor, optimizarea rutelor de transport, gestionarea încasărilor și a limitelor de credit oferite clienților și nu în ultimul rând urmărirea profitabilității pe fiecare agent de vânzări și pe produse, sunt câteva din dezideratele acestei verticale de business.
Un ERP poate să gestioneze cu succes toate aceste procese, lăsând timp managementului pentru urmărirea indicatorilor de rentabilitate economică și financiară și pentru analize privind deschiderea unor noi rute de distribuție, introducerea unor noi produse în portofoliu sau extinderea afacerii spre noi oportunități de dezvoltare.

Rolul unui ERP în activitatea de distributie

Rolul unui ERP în activitatea de distribuție e acela de a interconecta patru componente principale: aprovizionarea cu mărfuri de la furnizori, onorarea comenzilor primite de la clienți, asigurarea cash-flow-ului companiei și dimensionarea corectă a stocurilor conform principiului ABC.

  • Aprovizionarea cu mărfuri de la furnizori

    Cu ajutorul unui sistem integrat, comenzile de aprovizionare țin cont pe de-o parte de comenzile de livrare preluate de la clienți și pe de alta parte de stocul existent la un anumit moment. Pentru un control eficient al stocurilor, se realizează într-o primă fază inventarierea mărfurilor din depozit, gestiunile agenților (van sales), etc. Această operațiune oferă claritate privind mărfurile gestionate de companie ca și locație și cantitate. Instrumentul numit Centralizator de aprovizionare din ASiS ERP sintetizează informațiile provenite din gestiuni și din comenzile de livrare și în cadrul lui se pot seta limite minime sau maxime care să avertizeze privind necesitatea aprovizionării cu un anumit produs. Centralizatorul de aprovizionare ține cont chiar și de un timp mediu de aprovizionare în funcție de furnizorul de la care este achiziționată marfa. ASiS ERP permite și împărțirea pe categorii a stocurilor (principiul ABC) pentru separarea celor cu o viteză de rotație ridicată de cele care sunt mai puțin profitabile. Toate aceste aspecte ajută companiile de distribuție să-și controleze strict costurile cu stocurile de mărfuri.

  • Comenzile de livrare și rutele de transport

    Comenzile de la clienți reprezintă motorul firmelor de distribuție și de aceea relației cu clienții i se acordă o importanță deosebită. Nu mai putem vorbi de distribuție fără să ne gandim la o aplicație SFA destinată agenților de vânzări. Un sistem ERP presupune ca aplicația SFA să preia o parte din datele de care au nevoie agenții din aplicațiile de gestiune stocuri și contabilitate. ASiS ERP oferă ca parte a soluției destinată distribuției de tipul van sales sau clasice aplicația ASiSagent, cu funcționare de pe smartphone-uri/tablete dotate cu sistemul Android/IOS. ASiSagent este utilizată de agenții de teren pentru a prelua și gestiona comenzile de la clienți. Ei pot realiza în dreptul clienților rezervări de stoc, pot consulta solduri, limite de credit, stocuri și comenzi anterioare. Totul depinde de drepturile pe care le conferă mangementul fiecărui agent de teren.

    Beneficiile utilizării unei aplicații dedicate distribuției sunt numeroase:

    • trasabilitatea mărfurilor din gestiune și până în momentul când ele ajung la client și identificarea elementelor de cost asociate. Pentru produsele cu termen de expirare, evidența se ține după lot și data expirarii, informație care îi ajută pe reprezentanții de teren să ofere mărfuri de calitate și în același timp să valorifice stocurile la timp.
    • păstrarea și îmbunățirea relațiilor cu clienții prin livrarea rapidă a mărfurilor cerute
    • urmărirea rapidă și eficientă a comenzilor de la clienți și pregătirea mărfii în cel mai scurt timp datorită faptului că la sediu, comenzile preluate de agenți se văd instantaneu în sistem
    • eliminarea erorilor de operare care pot întârzia comenzile clienților și pot crește nemulțumirea
    • gestionarea corectă a mixului de marketing și implementarea cu ușurința a politicilor de prețuri și discounturi în piață
    • controlul asupra activității agenților de teren deoarece aplicațiile SFA pentru smartphone-uri preiau datele din sistemul GPS al telefonului. Se pot urmări rutele agenților, timpul petrecut la client, comenzile realizate, etc.
    • urmărirea productivității agenților și remunerarea lor în funcție de realizări/vânzări

    Rutele de transport pot fi optimizate astfel încât fiecare agent să aibă un traseu bine definit. Pentru distribuția de tipul van-sales, mașinile agenților sunt încarcate corespunzator cu marfă (în funcție de capacitate) în funcție de clienții de pe traseu, comenzile lor anterioare și eventual anumite previziuni de vânzare.

  • Încasările de la clienți, discounturile și limitele de credit

    Deoarece marja de profit în activitatea de distribuție nu e foarte mare, este important ca banii companiei să nu rămână imobilizați în stocuri sau la client. Amânarea succesivă a plății mărfii de către clienți poate da peste cap cash-flow-ul companiilor de distribuție și tocmai de aceea încasările de la clienți contează să aibă loc cu predictibilitate. ASiS ERP asigură managementului instrumente de setare a unor limite de credit în funcție de variate criterii și opțiuni de blocare a preluării de noi comenzi până la achitarea contravalorii comenzilor existente (total/parțial). Aceste restricții se regăsesc în aplicația ASiSagent și sunt implementate de reprezentanții de teren conform politicilor companiei. La cerere, aplicația ASiSagent poate elibera factură sau bon, iar agentul poate încasa banii de la client pe loc, documentele contabile regăsindu-se în sistem instantaneu (preponderent, în cazul van sales).

  • Optimizarea stocurilor

    Optimizarea stocurilor se referă atât la achiziția lor conform principiului ABC cât și la regăsirea lor rapidă în depozit sau în orice alte gestiuni s-ar afla. ASiS ERP asigură trasabilitatea mărfurilor și realizează urmărirea lor inclusiv în funcție de data expirării, dacă este cazul, ceea ce reduce considerabil riscul deprecierii lor.

    O dată stabilite procesele de bază ale activității de distribuție și implementate printr-un ERP, managementul are obligația să urmărească respectarea strategiilor stabilite prin indicatori de performanță economico-financiară.

    O sinteză a activității de distribuție poate fi pusă la dispoziția managementului prin intermediul unui ERP mai exact printr-un set de indicatori grafici și rapoarte specifice (de vânzări, de gestiune, cash-flow, încasări, etc) care să urmărească atent toate componentele de bază ale businessului. Rapoartele ASiS sunt interactive și permit exportul în diferite formate pentru analiză. Detalierea lor poate avea loc până la nivel de document primar.

DEMO

Pin It on Pinterest