Cum obții o companie paperless?

Trecerea către un mediu de lucru fără hârtie (paperless) poate fi un proces benefic pentru companii, deoarece reduce costurile cu imprimarea și depozitarea documentelor fizice, îmbunătățește eficiența operațională și minimizează impactul asupra mediului.

Iată câțiva pași pe care îi puteți urma pentru a ajunge la o companie paperless:

 1. Evaluarea și planificarea:

Începeți prin a evalua fluxurile de lucru și procesele actuale ale companiei dumneavoastră, identificând zonele care necesită o cantitate semnificativă de documente tipărite. Elaborați un plan detaliat pentru a trece la un mediu digital, stabilind obiective clare și termene limită realiste.

 2. Digitalizarea documentelor existente

Începeți prin a digitaliza documentele fizice existente prin scanare. Utilizați scanere de înaltă calitate pentru a asigura o calitate bună a imaginilor și a textului. Organizați documentele digitale într-o structură logică, utilizând foldere și etichete pentru a facilita găsirea și accesarea acestora ulterior.

3. Implementarea unui sistem ERP

Implementarea unui sistem ERP oferă numeroase avantaje în procesul de eliminare a utilizării hârtiei în cadrul companiilor. Prin automatizarea proceselor, un ERP reduce dependența de documentele fizice și încurajează utilizarea documentelor electronice. De asemenea, asigură o gestionare mai eficientă a fluxurilor de lucru prin eliminarea erorilor umane și a redundanțelor, reducând astfel cantitatea de hârtie utilizată în mod inutil.

Mai multe despre contribuția ASiS ERP pentru automatizarea proceselor și eliminarea hârtiei aici.

4. Utilizarea semnăturilor electronice

Înlocuiți semnăturile pe hârtie cu semnături electronice. Există numeroase servicii și platforme care permit semnarea electronică a documentelor, oferind validitate legală și securitate. Aceasta elimină necesitatea de a imprima, semna manual și a scana din nou documentele.

5. Implementarea unui sistem de gestionare a documentelor (DMS)

Alegeți un sistem de gestionare a documentelor care să se potrivească nevoilor și dimensiunii companiei dumneavoastră. Un DMS vă permite să organizați, să partajați și să accesați documentele digitale într-un mod structurat și eficient. Asigurați-vă că DMS-ul ales oferă funcționalități precum căutare avansată, permisiuni de acces și versiuni anterioare ale documentelor.

6. Utilizarea instrumentelor de colaborare online

Adoptați instrumente și platforme de colaborare online pentru comunicare și partajarea de informații între angajați. Acestea pot include e-mail, mesagerie instantanee, spații de lucru virtuale și platforme de gestionare a proiectelor. Asigurați-vă că toți angajații sunt familiarizați cu aceste instrumente și că sunt pregătiți să le utilizeze eficient.

7. Promovarea utilizării digitale

Educați și instruiți angajații cu privire la noile practici digitale. Demonstrați beneficiile și avantajele trecerii la un mediu paperless și oferiți sprijin în adaptarea la noile tehnologii și procese. De asemenea, puteți implementa politici și incetive pentru a încuraja utilizarea exclusivă a documentelor digitale.