Cum urmărește Diferit șantierele din toată țara în timp real, cu ASiS ERP și ASiSmobile
Diferit este un grup de 6 firme cu activitate în construcții rutiere și domenii conexe (producție de mixturi asfaltice, reciclare materiale de construcție, închiriere utilaje, servicii de laborator și de personal), care operează preponderent în Transilvania, inclusiv la proiecte de reabilitare a drumurilor publice din Cluj-Napoca. Client ASiS ERP din 2010, Diferit folosește componenta mobilă ASiSmobile pentru a avea informații în timp real de pe șantierele deschise în toată țara și pentru a genera automat documentele contabile între firmele din grup, eliminând întârzierile din operarea manuală.
Despre Diferit
Diferit este un grup de 6 firme cu activitate în domeniul construcțiilor rutiere și al domeniilor conexe acestora, operând preponderent în Transilvania. Printre proiectele derulate se numără și lucrări de reabilitare a drumurilor publice din municipiul Cluj-Napoca.
Structura de grup acoperă întregul lanț de activități necesare unui antreprenor de construcții și infrastructură rutieră: construcții propriu-zise, producție de mixturi asfaltice și betoane, reciclare și valorificare a materialelor rezultate din construcții, comercializare de materiale de construcție, închiriere de utilaje și auto, servicii de laborator pentru testarea materialelor și servicii de personal/manoperă pentru companiile din grup.
Provocarea – cum urmăresc în timp real costurile și stadiul unui șantier de construcții cu mai multe firme în grup
Complexitatea unui grup de firme cu activități interconectate (construcții, producție, reciclare, închirieri, laborator, personal) a generat provocări specifice industriei construcțiilor:
- Urmărirea șantierelor deschise în toată țara era dificilă fără o soluție centralizată, cu risc de informații întârziate despre stadiul lucrărilor;
- Documentele intragrup (avize, recepții, facturi între cele 6 companii) se generau și se corelau manual, cu risc de întârzieri și erori;
- Compararea costurilor reale cu cele estimate — deviz vs. raportare din șantier vs. situație de lucrări pentru decontare — necesita o urmărire pe trei paliere diferite, greu de făcut fără un sistem unitar;
- Managementul flotei auto și al utilajelor implica urmărirea separată a consumului de combustibil (normat vs. efectiv), a intervențiilor de mentenanță și a costurilor pe mașină/utilaj, adesea pe hârtie (foi de parcurs, foi de lucru);
- Confirmarea recepției materialelor pe șantier de către șoferi și ingineri se făcea fără un sistem digital, cu risc de erori de cantitate sau de atribuire pe comandă greșită.
Soluția ASiS ERP pentru construcții
Pentru a răspunde obiectivelor Diferit am implementat următoarele soluții:
Urmărirea șantierelor – devize și situații de lucrări | Urmărire Proiecte Construcții
Sistemul permite compararea în trei puncte a activității unui șantier: devizul inițial, raportarea reală din teren și situația de lucrări folosită pentru facturare. Devizele pot fi importate cu structură WBS, iar situațiile de lucrări pentru facturare sunt corelate direct cu stadiul fizic raportat din șantier.
ASiS preia în timp real pontajele de pe șantiere, evidențiază cantitățile de materiale utilizate pe șantier, utilajele folosite și gestionează contractele de servicii oferite de firmele subcontractoare.
Înainte de utilizarea ERP-ului ASiS, exista un decalaj între recepția efectivă a materialelor pe șantiere și introducerea documentului în calculator, între cantitatea reală și cea de pe factura furnizorului, s.a.m.d. ceea ce făcea dificilă existența unei situații la zi a costurilor sau a materialelor de pe șantiere. Componenta ASiSmobile personalizată a permis șefilor de șantier să introducă informații de pe telefonul mobil de la locul lucrărilor direct în baza de date unitară a companiei. În mod particular, pentru a fluidiza procesul de operare, documentele de gestiune sunt încărcate în sistemul informatic ASiS sub formă de poză de către șefii de șantier si sunt operate imediat la sediul central. Faptul că toate documentele ajung imediat la sediul central permite încadrarea corectă a cheltuielilor pe lucrări.
Pentru pontajul de pe șantiere, s-a ales o soluție tehnică care să limiteze timpul destinat operării pe telefonul mobil, de pe șantier. S-a mers pe varianta de preluare a informațiilor din ziua precedentă și de validare a lor sau de modificare (unde e cazul) prin diferență.
Producția de asfalt și betoane | Managementul producției
Bazele de producție ale grupului (stație de asfalt, stație de betoane) au gestiune proprie de stoc, cu bonuri de consum generate automat pe măsura aprovizionării și rapoarte de producție centralizate pe cod și rețetă.
Urmărirea flotei și parcului auto | Parc auto și utilaje
Diferit dispune de o flotă de mașini impresionantă și de un parc de utilaje necesare construcțiilor de drumuri în continuă creștere. Evidența costurilor pe mașini este absolut esențială în cazul Diferit, deoarece utilajele lor se regăsesc în număr mare pe șantierele deschise și reprezintă o componentă importantă a costurilor pe proiecte.
Flota de mașini și utilaje este urmărită prin foi de parcurs și foi de lucru digitale, cu calcul automat al consumului de combustibil (normat vs. efectiv), tarife pe kilometru sau pe oră și planificare a intervențiilor de mentenanță pe baza normativelor și a istoricului de reparații.
Aplicația ASiS de Management al Mașinilor asigură urmărirea foilor de parcurs și de lucru, înregistrarea normativelor de intervenții (revizii, reparații, asigurări, ITP) și planificarea lor, înregistrarea devizelor interne sau externe și în sfârșit favorizează analiza cheltuielilor pe mașini.
Aprovizionare la preturi negociate | Contracte furnizori și Comenzi de aprovizionare
Materialele de construcție sunt aprovizionate pe bază de contracte cu furnizori, cu prețuri și coduri agreate în avans pentru fiecare șantier, simplificând recepția și eliminând negocierea repetată a prețului la fiecare livrare.
Costurile cu fiecare santier | Postcalcul
Costurile fiecărui șantier sau comenzi sunt colectate automat — materiale, manoperă, utilaje, cheltuieli indirecte — pentru o imagine reală a rentabilității fiecărui proiect, comparativ cu devizul inițial.
Decontări intragrup | Contabilitate & Financiar
Documentele contabile — recepții, avize, facturi, consumuri — se generează automat între cele 6 firme ale grupului, eliminând introducerea manuală repetată a acaceloraşi informații în fiecare companie.
Rezultate
- Informații în timp real de pe șantierele deschise în toată țara, prin aplicația mobilă ASiSmobile folosită de ingineri direct din teren;
- Eliminarea întârzierilor în operarea documentelor externe și intragrup, prin generarea automată a recepțiilor, avizelor și facturilor între cele 6 companii ale grupului;
- Automatizări la nivelul fiecărui departament, de la producție și logistică până la contabilitate și resurse umane;
- Control real asupra afacerii și analiză a costurilor pe baze reale, prin compararea permanentă a devizului cu stadiul real din șantier și cu situația de lucrări facturată;
- O colaborare tehnică de peste un deceniu (client din 2010), cu dezvoltare continuă a soluției pe măsură ce activitatea grupului s-a extins — un indicator puternic de încredere pe termen lung în soluția ASiS ERP.
Intrebări frecvente / FAQ
Cum ajută ASiS ERP la urmărirea șantierelor de construcții din mai multe locații?
Prin componenta mobilă ASiSmobile, inginerii de șantier introduc direct din teren pontaj, confirmări de recepție și stadiul lucrărilor, oferind managementului informații în timp real, indiferent de locația șantierului.
Cum gestionează ASiS ERP un grup de firme din construcții cu activități conexe?
Sistemul generează automat documentele contabile (recepții, avize, facturi) între companiile grupului, eliminând introducerea manuală repetată a acelorași informații în fiecare firmă.
Cum compară ASiS ERP costurile estimate cu cele reale pe un șantier?
Prin urmărirea în trei puncte: devizul inițial, raportarea reală din șantier și situația de lucrări folosită pentru facturare — toate corelate în același sistem.
Poate ASiS ERP gestiona flota de utilaje și mașini a unei companii de construcții?
Da — prin foi de parcurs și foi de lucru digitale, cu calcul automat al consumului de combustibil, tarife pe km/oră și planificarea intervențiilor de mentenanță.
Cum se confirmă recepția materialelor livrate pe un șantier cu ASiS ERP?
Confirmarea se poate face digital, printr-un cod comunicat șoferului, fără completarea manuală a unui aviz de recepție pe hârtie pentru fiecare livrare.
Soluția noastră
Un document operat, derivatele generate automat
Deși departamentul contabil este comun pentru toate firmele din grup, se pierdea mult timp cu operarea documentelor intragrup. De exemplu, pentru o factură emisă de Asphadif, era necesară înregistrarea unei recepții la firma Diferit și a unui consum la Asphadif. Soluția ASiS la grupul de firme Diferit a fost operarea unui document, la una din firmele din grup, și generarea automată a documentelor derivate la celelalte firme. Această automatizare se aplică pentru orice document contabil generat din ASiS ERP.
În ceea ce privește partea contabilă, în baza documentelor primare generate și înregistrate, ASiS realizează automat inclusiv operațiunile de consolidare la nivel de grup Diferit.