Agrotex Carei mizează pe digitalizare pentru optimizarea proceselor sale de agri-business

Agrotex Carei este una dintre cele mai importante companii din domeniul agriculturii din zona de vest a țării. Specializată pe comerțul cu inputuri agricole și cereale, Agrotex a dezvoltat de-a lungul celor 24 de ani de activitate un sistem bine-pus la punct care să asigure calitatea superioară a recoltelor și să ofere trasabilitate clienților începând cu zona de recoltare și mergând mai departe către depozitarea cerealelor și transportul lor. Acest lucru a făcut ca Agrotex să înregistreze o cifră de afaceri în creștere, de la an la an, ajungând în 2020 la cifra record de 112 milioane de EUR.    

Încă din anul 2000, conducerea companiei a înțeles necesitatea unui sistem informatic pentru structurarea și creșterea businessului și a ales soluția ASiS ERP. De-a lungul celor 20 de ani de colaborare cu Alfa Software, cei de la Agrotex au făcut trecerea la versiunile moderne ale sistemului ASiS, anul 2020 fiind un astfel de punct de cotitură. Pentru a face față provocărilor curente din industria de agri-business, s-a decis re-implementarea sistemului ERP ASiS în versiunea Ria3 și personalizarea anumitor module ale sistemului care să se potrivească nevoilor actuale din companie. În mare parte, sistemul ASiS și-a păstrat aceeași structură a aplicațiilor de bază (contabilitate, salarizare, mijloace fixe, etc). De data aceasta însă, accentul a fost pus pe trasabilitatea vânzării de imputuri agricole pentru însămânțare și ulterior, pe politica de achiziții a cerealelor de la fermieri. Achiziția de cereale presupune un proces specific și complex în care se ține cont de parametrii de calitate și cantitate a recoltelor și de criterii de bonusare diferențiate. 

Pentru o imagine de ansamblu a întregului proces, conducerea companiei beneficiază în prezent de un BI inteligent prin care se cunoaște în timp real situația cantitativă și calitativă a stocurilor de cereale existente și contractate și pe baza acestor informații poate să-și previzioneze vânzările de cereale către  clienți. 

Imputurile agricole (semințe, îngrășământ) se urmăresc cu ajutorul modulului de Contracte inputuri și a modulul Comenzi livrare, unde se introduc informații legate de contract, instrumentele de plată agreate cu fermierii, produsele de livrat și termenele de livrare. Aceste contracte sunt benefice inclusiv pentru fermieri care pot să își planifice procesul de însămânțare și să-și facă o previzionare a etapelor agricole. Modulul de contracte imputuri este direct legat de cel de acordare discounturi clienți. Aceste reduceri comerciale în zona de agri-business se valorifică cu mult după  procesul de vânzare efectiv. Decalajul de timp este acoperit de sistemul ERP și asigură coerență în politica de prețuri Agrotex.

Achiziția de cereale. La începutul fiecărui an agricol, în baza Ordinelor de achiziție introduse în ASiS, la nivelul Agrotex, se stabiliște un necesar și o limită cantitativă pentru achiziția diverselor categorii de cereale: semințe de floarea soarelui, soia, porumb, etc. Contractele de achiziție cereale vor urmări aceste limitele impuse.  La atingerea parametrilor setați de Ordinele de achiziție, va fi stopat procesul de achiziție sau vor exista ajustări cu minus pentru prețurile de achiziție.

În momentul recoltării, prin modulul Tichete de cântărire, se face recepția de la fermieri. Dacă există contract introdus în baza de date ASiS, tichetele de cântărire deschise vor evidenția în mod automat pentru fiecare fermier, produsele agricole (categoriile de cereale) contractate, prețul și valorile de referință ale indicilor de calitate de pe contract. Urmează să se stabilească diferențele între partea contractată și cea realizată. La prima trecere pe cântar se preia automat cantitatea brută citită de la cântar iar apoi cerealele aduse sunt supuse unui set de analize, cum ar fi umiditate, corpuri străine, masa hectolitrică, etc. La ieșirea din curte se identifică de către operator tichetul deschis, prin numărul mașinii și se preia greutatea cântărită ca și tara. În urma datelor colectate, se face calculul cantității utile (de gestiune). Se emit automat din ASiS  formularele necesare, recepția fiind încheiată.

Achizițiile si livrările pot fi urmărite în timp real de pe un monitor prin intermediul unor indicatori care isi fac refresh automat la cateva secunde.

Dincolo de urmărirea efectivă a cantităților de cereale achiziționate și a semințelor vândute fermierilor, este necesară gestionarea strictă a fluxurilor bănești, mai precis a marjelor de adaos. Agrotex Carei, la fel ca majoritatea companiilor din domeniul agri-business lucrează în special cu discounturi acordate fermierilor. Acestea se acordă de cele mai multe ori după finalizarea campaniei de colectare cereale și sunt gestionate în ASiS ERP printr-un modul specific de acordare discounturi. 

Pentru partea de achiziții cereale, totul începe cu introducerea in sistemul informatic ASiS ERP a anexelor comerciale primite de la furnizori. În cadrul acestor anexe se vor putea culege toate informațiile utile care privesc politica comercială agreată cu furnizorii. Se pot introduce mai multe tipuri de discounturi, precum și momentul în care ele vor fi acordate: ON INVOICE sau OFF INVOICE. Sistemul ASiS ERP permite definirea în cadrul anexelor comerciale atat a discounturilor valorice, cat si a discounturilor procentuale. De asemenea se poate specifica modul de calcul al discounturilor, în cascadă sau etapizat precum și ordinea în care vor fi aplicate. 

Partea de discountare la vânzarea de semințe respectă în principal aceleași standarde și pași. Acolo unde este cazul, tot în cadrul anexelor pot fi definite și pachetele promoționale (5L+1L gratis) pentru fiecare articol în parte.

În baza informațiilor privitoare la politica de discounturi, la finalul campaniei, în rapoartele dezvoltate în ASiS BI se pot vedea în timp real marjele de adaos finale pe fiecare fermier/factură/cultură în parte sau cumulat. De asemenea se pot face tot felul de analize de profitabilitate pe fiecare furnizor, fermier, produs.

Agrotex Carei a reușit să își crească performanța proceselor cu ajutorul soluției agri-business ASiS.