Cum a integrat Grupul Recaș vița-de-vie, crama și cele 100 de magazine într-un singur ERP
Cramele Recaș este unul dintre cei mai mari producători de vin din România — parte din Grupul Recaș, cu o cifră de afaceri de peste 40 de milioane de euro. Compania cultivă peste 1.000 de hectare de viță-de-vie, produce anual milioane de litri de vin, exportă aproape jumătate din producție și își vinde vinurile printr-o rețea de 100 de magazine proprii și partenere. La această scară, provocarea nu mai este doar „cum facem un vin bun”, ci „cum ținem sub control, dintr-un singur loc, tot ce se întâmplă de la butucul de viță până la sticla vândută în magazin”.
Despre Grupul Recaș
Activitatea Cramelor Recaș acoperă întregul lanț al industriei vinicole: viticultură și vinificație (producție), distribuție în țară și la export, și vânzare directă printr-o rețea proprie și parteneră de magazine. Peste 1.000 de hectare de viță-de-vie au trecut printr-un amplu proces de reconversie, dublat de investiții majore în modernizarea capacităților de producție. Rezultatul acestei extinderi: o producție anuală de vin de milioane de litri, din care aproximativ 40% ajunge la export, restul fiind comercializat pe piața locală.
O afacere de această complexitate — cu producție agricolă, procesare industrială, o rețea națională de vânzare și un canal de export — nu mai poate fi ținută sub control cu sisteme separate pentru fiecare activitate.
Provocarea: sisteme care nu mai țineau pasul cu ritmul de creștere
Decizia de a implementa ASiS ERP integrat a pornit dintr-o nevoie clară: automatizarea și integrarea proceselor de producție cu fluxurile de vânzare ale companiei. Softul folosit anterior nu mai reușea să susțină schimbările pe care compania dorea să le implementeze pe măsură ce afacerea creștea — o problemă tipică pentru companiile care depășesc un anumit prag de complexitate operațională, unde sisteme diferite, care nu comunică între ele, devin frâna, nu motorul, creșterii.
Soluția: un sistem unitar pentru vie, cramă, vânzări și distribuție
Sistemul ales integrează o aplicație dedicată activităților din vie și din cramă cu aplicațiile de bază ale ERP-ului ASiS— contabilitate, salarizare, mijloace fixe — dar și cu cele de vânzare, distribuție și marketing, creând un flux unic de informație pentru întregul grup.
Viticultură: hartă de parcele și planificare din teren | Agricultură vegetală
Pentru managementul activităților viticole, modulul dedicat permite urmărirea în detaliu a activităților desfășurate pe parcursul unui an agricol, pe fiecare parcelă în parte. Viticultorii pot accesa o hartă a parcelelor, cu detalii despre soiul cultivat, stadiul activităților realizate și planificate, precum și necesarul de resurse. Definirea unor tehnologii standard, bazate pe operații specifice viticulturii, permite programarea utilajelor, a oamenilor și a activităților direct pe parcele.
Din vie, viticultorii folosesc telefoane mobile pentru a accesa informații despre parcele sau pentru a introduce realizările lucrărilor, direct de la fața locului. Rezultatul: o planificare mai bună și mai predictibilă a activităților din vie, cu impact direct asupra calității strugurilor și, în final, a vinului obținut.
Vinificație: costul real al fiecărei sticle, calculat „în cascadă” | Agricultura vegetala
Pentru activitatea de vinificație, sistemul oferă o imagine fidelă a stocurilor pe recipiente și a loturilor existente, și stabilește cu precizie costul de producție al strugurilor, al mustului și al vinului obținut. Calculul costurilor se face în cascadă, prin fiecare etapă a procesului, astfel încât la final se cunoaște exact costul fiecărei sticle de vin îmbuteliat și al fiecărui soi în parte — inclusiv efectul cantităților de vin pierdute prin evaporare în procesul de fermentație și al pierderilor generate de cupajare.
Distribuție și vânzare: aceeași politică comercială, pe toate canalele | Punct de vanzare
Implementarea s-a concentrat, pentru început, pe partea de distribuție și vânzare — zona cu impact imediat asupra cash-flow-ului. Prețurile sunt stabilite unitar, la sediu, și preluate automat în aplicația de retail folosită în magazinele proprii; fiecare vânzare actualizează, pe loc, stocurile pe gestiuni și încasările la nivel central.
Agenții de vânzări preiau comenzile de la clienți direct din teren, prin aplicația mobilă de pe telefoane Android, comenzi vizibile instantaneu la sediu, unde sunt pregătite și optimizate pentru transport. Fiecare comandă devine definitivă după o etapă de validare de către managerul regional, pe baza istoricului de plăți al clientului — proces care permite onorarea comenzilor inclusiv parțial, atunci când situația o cere. Pe lângă comenzile agenților, sistemul primește comenzi și prin EDI (pentru lanțurile mari de magazine), printr-un portal B2B sau prin operare manuală.
Toate comenzile de livrare sunt grupate într-un centralizator de transport, în funcție de destinație și termen de livrare; alocarea transportului generează automat dispozițiile de livrare, pe baza cărora are loc pregătirea mărfii, comandă cu comandă, iar facturile pot fi generate direct din dispozițiile de livrare închise.
Rezultate: rapoarte în timp real și strategii bazate pe date
Grație integrării fluxurilor de producție, vânzări și distribuție într-un singur sistem, conducerea grupului dispune de rapoarte detaliate și în timp real despre parametrii de producție, managementul vânzărilor și cash-flow. Fluxurile informaționale integrate oferă managerilor și acces la situații previzionale, esențiale pentru fundamentarea strategiilor de dezvoltare ale unui grup care operează simultan pe piața internă și la export.
Ce spune conducerea companiei
Decizia de a trece la un sistem integrat a venit din nevoia ca infrastructura IT să țină pasul cu ritmul de dezvoltare al companiei. Pe lângă avantajul de a avea încorporat know-how-ul specific producției viticole, tehnologia care permite funcționarea online, de pe orice tip de dispozitiv mobil — inclusiv direct din vie — a fost menționată ca un factor important în decizie, alături de flexibilitatea sistemului, care a permis implementarea rapidă a proiectelor de dezvoltare planificate.
De ce contează acest studiu de caz pentru alte afaceri din agribusiness
Cazul Cramelor Recaș ilustrează un tipar care se regăsește la orice afacere agricolă aflată în creștere: pe măsură ce activitatea se extinde — mai multe hectare, mai multe canale de vânzare, mai multe piețe de export — sistemele fragmentate, care nu comunică între ele, devin principalul obstacol în calea dezvoltării. Integrarea viticulturii, vinificației, distribuției și vânzării cu amănuntul într-un singur sistem nu este un moft tehnologic, ci condiția ca o creștere de această amploare să rămână gestionabilă.
Întrebări frecvente despre acest proiect
De ce a ales Cramele Recaș un sistem integrat, în locul mai multor aplicații separate?
Pentru că sistemele folosite anterior nu mai reușeau să susțină ritmul de schimbare dorit de companie, iar lipsa de integrare între producție și vânzări îngreuna atât raportarea, cât și planificarea dezvoltării.
Cum se calculează costul unei sticle de vin într-un sistem integrat?
Prin calcul „în cascadă” — costurile se acumulează de la strugure, prin must, prin procesul de vinificație, ținând cont de pierderile prin evaporare și cupajare, până la costul final al fiecărei sticle îmbuteliate.
Cum funcționează vânzarea prin agenți de teren, în paralel cu magazinele proprii?
Agenții preiau comenzile din teren prin aplicația mobilă; acestea sunt validate central pe baza istoricului de plăți al clientului, în timp ce magazinele proprii actualizează stocurile și încasările direct, pe loc, la fiecare vânzare — ambele canale alimentând aceeași bază de date centrală.
Un ERP de acest tip poate gestiona și vânzările la export, nu doar pe piața locală?
Da. Integrarea fluxurilor de producție, distribuție și vânzare oferă vizibilitate asupra întregii activități comerciale, indiferent de canalul sau piața pe care are loc vânzarea, inclusiv pentru comenzile primite prin EDI de la lanțuri mari de magazine.
Ce rol are aplicația mobilă în activitatea din vie?
Permite viticultorilor să acceseze informații despre parcele — soi, stadiul lucrărilor, resurse necesare — și să introducă realizările direct din teren, fără să aștepte revenirea la birou, contribuind la o planificare mai bună a activităților agricole.