ASiS ERP susține producția de dispozitive medicale unicat și decontările cu Casa de Asigurări de Sănătate (CAS) ale Ortoprofil
Ortoprofil folosește ASiS ERP pentru a susține managementul producției de dispozitive medicale de tip unicat și pentru a eficientiza traseul decontărilor cerute de pacienți Casei de Asigurări de Sănătate. Colaborarea cu Alfa Software a început în 2004, odată cu implementarea modulelor de bază — Contabilitate, Salarizare și Mijloace Fixe — și s-a extins continuu cu aplicații specifice pentru producția pe măsură individuală și pentru relația cu CNAS.
Despre Ortoprofil
Fondată în 1994, compania Ortoprofil, cu sediul central în Târgu Mureș, ocupă poziția de top în rândul firmelor producătoare și distribuitoare de dispozitive medicale din România. Gama de produse numără peste 500 de articole — unele confecționate după măsură individuală, în atelierele de producție proprii din Târgu Mureș, Cluj-Napoca și Oradea, altele importate de la firme de prestigiu din Europa și America.
Compania este evaluată de Casele Județene de Asigurări de Sănătate și are contracte de furnizare a dispozitivelor medicale cu acestea, aspect care permite pacienților să beneficieze de subvenție la achiziționarea produselor. Ortoprofil operează în prezent printr-o rețea de peste 40 de puncte de lucru la nivel național.
Provocarea: fiecare produs e altul, dar procesul trebuie să fie același
Pentru a gestiona o activitate atât de complexă (producție după măsuri individuale, distribuție și vânzare prin punctele de lucru din țară, gestionarea decontărilor cu pacienții și cu Casele de Asigurări de Sănătate) înca din 2004, în cadrul companiei s-a simițit nevoia unei soluții centralizate și integrate.
Într-o producție „de serie”, același produs se repetă identic de mii de ori. Într-o producție unicat — cum este cea de proteze, orteze, corsete sau încălțăminte ortopedică — fiecare piesă se confecționează după măsura unui singur pacient, adesea cu subansamble alese individual, mulaj propriu și o rețetă de fabricație unică. Provocarea nu este să produci rapid în serie, ci să ții sub control, pentru fiecare comandă în parte, costul real, stadiul de execuție, calitatea și trasabilitatea — de la mulaj, la subansamble, la produsul finit predat pacientului.
La această complexitate se adaugă un al doilea flux, la fel de important: decontarea cu Casa de Asigurări de Sănătate. Fiecare dispozitiv acordat pe bază de decizie CAS trebuie legat corect de pacient, de decizie, de factura sau avizul emis, iar diferența dintre prețul de vânzare și valoarea decontată de CAS trebuie facturată corespunzător — totul fără erori, pentru zeci de puncte de lucru din toată țara.
Soluția: ASiS ERP pentru producție unicat și decontări CAS
Pentru a răspunde provocărilor și obiectivelor Ortoprofil am implementat următoarele soluții:
Comanda de producție, generată direct din fișa pacientului | Managementul producției
În ASiS ERP, comanda de producție pentru un dispozitiv unicat se generează direct din fișa pacientului, nu separat, într-un modul de producție deconectat de context. Dacă produsul este standard, comanda intră direct în lucru la punctul de lucru; dacă nu are preț standard, se cere mai întâi o ofertă de preț de la departamentul de producție, iar oferta acceptată devine documentul-sursă al comenzii.
Tehnicianul care ia mulajul generează un document de intrare pentru mulaj și îl expediază către atelierul de producție, moment în care comanda este „definitivată la punctul de lucru”. Subansamblele necesare sunt transferate în gestiunea tehnicianului la lansarea în producție, iar la finalizare, produsul obținut primește o serie unică — chiar numărul comenzii — asigurând o legătură 1:1 între fiecare piesă produsă și pacientul pentru care a fost confecționată.
Trasabilitate pe loturi și serii, cu raportare EUDAMED
Pentru un producător de dispozitive medicale, trasabilitatea nu este opțională. ASiS ERP diferențiază clar cele două tipuri de producție: produsele confecționate la comandă individuală (proteze, orteze) au serie egală cu numărul comenzii și, fiind unicat, nu se raportează în EUDAMED (catalogul european al dispozitivelor medicale). Produsele de fabricație generică, pe lot, necesită raportare EUDAMED — sistemul obține prin API un cod UDI (identificator unic al dispozitivului) de la GS1, generează eticheta cu codul de bare corespunzător, iar produsul nu poate fi vândut până la finalizarea acestui pas.
Fluxul de gestiune a depozitului (WMS) urmărește seriile și loturile la recepție, transfer și livrare, cu scanare de coduri GS1 și sugestie FEFO (first-expired, first-out) pentru produsele cu dată de expirare.
Decontări automatizate cu Casa de Asigurări de Sănătate
A fost dezvoltat un modul specific de Deservire Pacienți, care este înbunătătit în permanență ca să răspundă cerințelor legislative din domeniu. Această aplicație personalizată gestionează fișa pacientului, datele personale, diagnosticul, dispozitivele necesare și decontarea cu Casa de Asigurări de Sănătate.
ASiS ERP realizează verificarea automată în SIUI a calității de asigurat a pacienților, prin validarea cardului de sănătate. Fiecare acordare de dispozitiv pe bază de decizie CAS este legată de fișa pacientului, de decizie și de documentele generate — confirmare de primire, certificat de garanție, declarație de conformitate — iar diferența de preț dintre valoarea de vânzare Ortoprofil și valoarea decontată de CAS este facturată automat către pacient, cu compensare automată a eventualului avans încasat.
Vânzare unitară în toate punctele de lucru | Punct de Vanzare
În toate cele peste 40 de puncte de lucru din țară funcționează aplicația de vânzare cu casă de marcat, integrată direct în ASiS ERP. Datele operate la punctul de lucru sunt accesibile în timp real departamentului contabil central din Târgu Mureș, fără a mai fi nevoie de centralizare manuală sau transmitere de documente către sediu.
Rapoarte BI pentru producție, vânzări și decontări | BI – Business Intelligence
Rapoartele de Business Intelligence din ASiS ERP oferă vizibilitate asupra volumului de producție pe tehnician și interval de timp, asupra listei de așteptare a comenzilor, asupra vânzărilor pe categorie de produs și punct de lucru, precum și asupra acordărilor și decontărilor CAS — cu comparații între realizat și mediile naționale sau regionale relevante pentru un producător de dispozitive medicale.
Rezultate
- Trasabilitate 1:1 pentru fiecare dispozitiv medical unicat, de la mulaj la produsul finit predat pacientului;
- Conformitate cu cerințele de raportare EUDAMED pentru produsele de fabricație generică;
- Verificare automată a calității de asigurat și facturare automată a diferențelor de preț față de decontarea CAS;
- Date de vânzare accesibile în timp real de la toate punctele de lucru către departamentul contabil central;
- Creștere a cifrei de afaceri raportată de companie, susținută de standardizarea proceselor interne prin ASiS ERP.
Întrebări frecvente despre ERP pentru producție unicat
Ce înseamnă, în ERP, producția „unicat” față de producția de serie?
Fiecare comandă de producție unicat este legată de un client sau pacient specific, are propria rețetă de fabricație (subansamble alese individual) și primește o serie unică — de regulă chiar numărul comenzii — astfel încât fiecare produs poate fi urmărit individual, nu ca parte a unui lot generic.
Cum urmărește un ERP costul real al unui produs confecționat la comandă?
Prin transferul subansamblelor în gestiunea tehnicianului la lansarea comenzii și prin calculul prețului de cost ca sumă a subansamblelor consumate, la care se adaugă manopera — informații disponibile la nivel de comandă individuală, nu doar la nivel agregat.
Ce este raportarea EUDAMED și cum se leagă de un ERP de producție?
EUDAMED este baza de date europeană a dispozitivelor medicale. Pentru produsele fabricate generic (pe lot), sistemul ERP trebuie să obțină un cod UDI unic prin API și să genereze eticheta corespunzătoare înainte ca produsul să poată fi vândut; produsele la comandă individuală sunt exceptate de la această raportare.
Cum automatizează un ERP decontările cu Casa de Asigurări de Sănătate?
Prin verificarea automată în SIUI a calității de asigurat, legarea fiecărei acordări de decizia CAS corespunzătoare și facturarea automată a diferenței dintre prețul de vânzare și valoarea decontată, cu compensare automată a avansurilor deja încasate.
Cum se coordonează producția între mai multe ateliere și puncte de lucru la nivel național?
Prin generarea comenzii de producție direct din fișa pacientului, indiferent de punctul de lucru unde a fost creată, și prin transferul documentat (cu serie/lot) al mulajului și al produsului finit între punctul de lucru și atelierul de producție.
Ce câștigă, în esență, un producător de dispozitive medicale la comandă individuală din digitalizarea cu ASiS ERP?
Trasabilitate completă pentru fiecare produs unicat, conformitate cu cerințele de raportare ale industriei dispozitivelor medicale și un flux automatizat de decontare cu casele de asigurări, fără a compromite viteza de livrare către pacient.