Arobs Transilvania Software, unul dintre liderii pieței de IT din România, monitorizează costurile proiectelor de dezvoltare software cu ASiS ERP
Automatizarea fluxurilor de lucru pentru o companie de servicii software cu activitate pe mai multe divizii
ASiS ERP este folosit în cadrul grupului Arobs pentru a monitoriza costurile pe care le implică proiectele de dezvoltare software, dar și aspecte legate de contabilitate, salarizare și mijloace fixe — centralizate într-o singură bază de date, cu informații și raportări exacte, în timp real, pentru manageri.
Despre Arobs Transilvania Software
Înființată în 1998 la Cluj-Napoca, Arobs Transilvania Software este cea mai mare companie de tehnologie listată la Bursa de Valori București, remarcată pe piața AeRO ca fiind printre cele mai tranzacționate acțiuni din segment. De-a lungul a peste 25 de ani de activitate, compania s-a dezvoltat pe două direcții complementare: servicii de tip outsourcing de dezvoltare software pentru clienți din Europa și America, și produse proprii — TrackGPS (monitorizare flotă), Optimall (automatizare a forței de vânzări) și Smailo (primul brand românesc de sisteme de navigație GPS).
Grupul operează în prezent din 11 locații în România (Cluj-Napoca, București, Târgu Mureș, Baia Mare, Oradea, Arad, Timișoara, Craiova, Lugoj, Suceava, Iași) și nouă birouri internaționale, cu peste 1.000 de specialiști și un portofoliu de clienți care numără mii de companii din Europa și Asia.
Provocarea: mai multe divizii, mai multe modele de facturare, un singur ERP necesar
O companie de servicii software cu activitate pe mai multe divizii — outsourcing de dezvoltare, produse proprii vândute prin abonament sau chirie, distribuție de hardware — se confruntă cu un tip de complexitate diferit de cel al unei fabrici sau al unui retailer: costul principal este timpul oamenilor, nu materia primă, iar fiecare divizie are propriul model de facturare.
Înainte de ASiS ERP, la Arobs se lucra intens cu fișiere Excel separate — pentru contracte, pentru ore lucrate, pentru facturare — iar corelarea informațiilor dintre ele consuma timp și introducea risc de eroare. Compania avea nevoie să vadă, pentru fiecare proiect și fiecare angajat, costul real, orele facturabile față de cele contractate și profitabilitatea reală — nu estimată.
Pentru divizia de Servicii software, se dorea automatizarea proceselor de lucru, cu accent pe urmărirea costurilor și, ulterior, corelarea lor cu veniturile generate.
Pentru divizia de Produse interne, provocarea a constituit-o generarea automată a miilor de facturi de servicii în conformitate cu contractele încheiate.
Soluția: ASiS ERP pentru servicii software, cu costuri pe proiect și pe persoană
Contractele devin proiecte, orele lucrate devin costuri exacte | Contracte clienti
În divizia de Software Services, fiecare contract cu un client este introdus în ASiS ERP ca proiect. Orele lucrate de angajați și de colaboratori PFA pe fiecare proiect sunt urmărite direct din sistem, iar costurile — fie preluate din aplicația de salarii, fie din alte surse — sunt calculate exact per persoană și, prin înmulțirea costului orar cu orele lucrate pe proiect, exact per proiect.
Sistemul compară permanent orele necesare a fi facturate per proiect cu ce este prevăzut în contract, oferind analize de profitabilitate la nivel de persoană și de proiect — informații esențiale într-un business unde marja se decide oră cu oră, nu bucată cu bucată.
Postcalcul automat, cu costuri structurate pe persoană, proiect, departament și divizie | Calcul costuri
Costurile diviziei de Servicii Software sunt structurate arborescent — persoană, proiect, departament, divizie — cu chei specifice de repartizare a regiei generale la fiecare nivel. Calculația de costuri se realizează automat, pe baza setărilor definite la implementare, iar datele sunt preluate direct din documentele primare, fără reintroducere manuală.
Pentru că Arobs generează lunar și automat facturi proforme pe baza contractelor de servicii software externe, compania are în orice moment o situație comparativă a costurilor, raportată la veniturile potențiale și realizate — pe fiecare nivel al structurii.
Facturare recurentă automată pentru produsele proprii
Pentru divizia de Produse Interne (TrackGPS, Optimall), ASiS ERP generează lunar automat câteva sute de facturi reprezentând servicii și chiria aparatelor — sisteme de navigație, car radio-uri, tablete — direct din contractele existente, cu trimitere automată către beneficiari, în format PDF, pe e-mail. Sistemul calculează în același proces și amortizarea lunară a obiectelor de inventar, ținând cont de durata fiecărui contract.
Pentru această divizie au fost configurate și modalități de filtrare și grupare a datelor după criterii precum tipul echipamentelor vândute, brandul sau canalul de vânzare (hipermarket, agenți de vânzare, retail, online).
Integrare EDI pentru distribuție și marketplace
Fluxul de distribuție al produselor interne este conectat prin EDI la sistemele marilor retaileri — comenzile sunt preluate automat ca comenzi de livrare în ASiS ERP, cu validare a codurilor, terților și punctelor de livrare, iar facturile generate sunt trimise electronic către platformele partenerilor. Pentru vânzările prin marketplace, comenzile sunt preluate și facturate automat pe baza confirmărilor primite de la platforma de fulfillment.
Rapoarte de management în timp real, inclusiv de pe mobil
Managementul Arobs beneficiază de rapoarte și indicatori economici accesibili inclusiv de pe telefonul mobil, în timp real. Indicatorii sunt personalizați și interactivi, cu posibilități multiple de filtrare, până la ultimul nivel de detaliu — de la profitabilitate pe proiect, la cash-flow pe divizie.
Rezultate
- Costuri exacte, calculate automat, la nivel de persoană și de proiect, nu doar la nivel agregat;
- Eliminarea corelării manuale a datelor din multiple fișiere Excel separate;
- Facturare recurentă automată pentru sute de contracte de produse proprii, lunar;
- Amortizare automată a echipamentelor puse la dispoziția clienților, corelată cu durata contractului;
- Vizibilitate în timp real, inclusiv de pe mobil, asupra profitabilității pe proiect, departament și divizie;
- Creștere susținută a cifrei de afaceri a diviziei de Software Services după implementare — de la 5,13 milioane lei în 2013 la peste 14,39 milioane lei în 2017.
Întrebări frecvente despre ASiS ERP pentru companii de servicii software
Cum urmărește un ERP costul real al unui proiect de dezvoltare software?
Prin introducerea contractului ca proiect în sistem și urmărirea orelor lucrate de angajați și colaboratori direct pe acel proiect; costul orar per persoană se înmulțește cu orele lucrate, obținând costul real, comparabil cu veniturile facturabile din contract.
Ce este postcalculul pe persoană, proiect, departament și divizie?
Este structura arborescentă prin care costurile — inclusiv regia generală, repartizată cu chei specifice la fiecare nivel — sunt calculate automat și agregate de la persoană, la proiect, departament și divizie, oferind o imagine completă a profitabilității la orice nivel de detaliu.
Cum se facturează automat contractele de tip abonament sau chirie?
Sistemul generează lunar, automat, facturile corespunzătoare fiecărui contract activ, le trimite electronic către client și calculează în același proces amortizarea echipamentelor aferente, în funcție de durata contractuală.
Ce înseamnă integrarea EDI pentru o companie de servicii cu divizie de distribuție?
Comenzile primite electronic de la retaileri sau platforme de marketplace sunt preluate automat ca comenzi de livrare în ERP, cu validare automată și generare de facturi, eliminând introducerea manuală a datelor pentru fiecare comandă.
Cum compară un ERP orele facturate cu cele prevăzute în contract?
Prin analize dedicate care raportează orele efectiv lucrate și facturabile pe un proiect la orele contractate, semnalând din timp abaterile care ar putea afecta profitabilitatea proiectului.
Ce câștigă, în esență, o companie de servicii IT din digitalizarea cu ASiS ERP?
Vizibilitate exactă asupra costului real al fiecărui proiect și fiecărei persoane, facturare automatizată pentru contractele recurente și rapoarte de profitabilitate în timp real, la orice nivel al organizației.