Multicom, lider regional în retailul de materiale de construcții, digitalizează aprovizionarea și livrarea cu ASiS ERP
Multicom folosește ERP-ul ASiS din 2002 pentru a controla, într-un singur sistem, fluxul de aprovizionare, recepția mărfii, politica de discounturi, fidelizarea clienților și livrarea către rețeaua sa de clienți din Zalău, Jibou și zona limitrofă — Sălaj, Maramureș, Satu Mare, Bihor și Cluj.
Cu o platformă de aproximativ 17.000 mp, din care peste 7.000 mp suprafață de vânzare, depozit logistic și flotă proprie de livrare, Multicom gestionează prin ASiS ERP întregul circuit operațional al unui retailer de materiale de construcții — de la calculul automat al necesarului de marfă, până la discountul acordat la casă și livrarea finală la client.
Despre Multicom
Înființată în 1992, Multicom a pornit ca afacere de familie și a devenit, în peste 30 de ani de activitate, un punct de reper pentru clienții din materiale de construcții, produse de bricolaj, instalații sanitare și electrice, finisaje, scule și produse pentru casă și grădină din Zalău, Jibou și întregul Sălaj, precum și din zonele limitrofe — Maramureș, Satu Mare, Bihor și Cluj.
Compania operează o platformă comercială de aproximativ 17.000 mp (peste 7.000 mp suprafață de vânzare), cu depozit logistic și flotă proprie pentru livrări, și are aproximativ 114–120 de angajați. Cifra de afaceri a depășit 100 de milioane de lei anual în ultimii ani, ajungând la aproximativ 114 milioane lei în 2024.
Grupul și-a extins activitatea și în zona imobiliară, prin Multicom Imobiliare și proiectul Aparthotel UBA din Cluj-Napoca.
Provocarea: fluxuri complexe, într-un retail cu mii de produse la raft
Mii de produse la raft, sute de comenzi zilnice și livrări contratimp — pentru un retailer de materiale de construcții, o eroare de stoc costă direct în vânzări pierdute sau în capital blocat.
Provocarea Multicom nu a fost lipsa datelor, ci lipsa unui flux unitar care să le transforme automat în decizii: aprovizionarea depindea de experiența oamenilor din gestiune, discounturile erau negociate ad-hoc la nivel de magazin, iar eliberarea mărfii din depozit presupunea risc de eliberări duble sau eronate.
Obiectivul proiectului derulat împreună cu Alfa Software a fost trecerea de la un proces de aprovizionare bazat pe decizii manuale la un flux automatizat, controlat și auditabil — de la calculul necesarului de marfă, prin comandă, confirmare furnizor, recepție și reconciliere, până la controlul discounturilor și ofertarea către clienți.
Soluția: cum funcționează ASiS ERP în retailul Multicom
Pentru a răspunde obiectivelor Multicom am implementat următoarele soluții:
Aprovizionare automată, calculată în fiecare noapte | Comenzi de aprovizionare
În fiecare noapte, sistemul ASiS ERP analizează stocurile, vânzările și tendințele de consum pentru fiecare gestiune și calculează automat necesarul de aprovizionare, pe baza vânzării medii lunare (3 și 12 luni), a acoperirii dorite, a termenului de livrare și a unității de ambalare. Operarea pe gestiuni are loc într-o fereastră orară dedicată, după care comanda trece automat mai departe către Departamentul Achiziții, iar comenzile confirmate de furnizor pleacă programat, în funcție de zilele de livrare ale fiecăruia.
„Colegii încep ziua cu informația deja pregătită, nu cu o presupunere” — un beneficiu direct resimțit de echipele de gestiune Multicom.
Recepție controlată, cu terminale mobile | WMS – Stocuri
Comenzile confirmate de furnizor devin vizibile automat pe terminalul mobil pentru validarea descărcării pe rampă, iar recepția scriptică generează stoc într-o gestiune tampon, „În curs de recepție”, înainte de reconcilierea finală. Dacă factura depășește prețul din comandă, sistemul blochează automat recepția până la validarea Achizițiilor — un control care previne pierderile și erorile de facturare fără intervenție manuală constantă.
Standardizarea politicilor de prețuri și discounturi la nivel de rețea | Punct de vanzare
S-au implementat politici de prețuri și discounturi, configurate în cadrul ERP-ului ASiS.
Aceste politici țin cont de numeroase criterii care le declanșează în mod automat, precum: cantitățile achiziționate dintr-un anumit produs, limitele de credit acordate, cantitățile achiziționate de un client într-un interval de timp mai îndelungat, etc.
Discounturile Multicom nu sunt negociate „la mișto” sau „pe ghicite” — sunt configurate la nivel de sistem în ASiS ERP, pe baza unor reguli care iau în calcul segmentul de client (persoană fizică, juridică, client fidelizat, client nou), valoarea și istoricul cumpărăturilor, categoria de produs sau marja articolului și canalul de vânzare. Motorul ASiS generează automat o recomandare de discount în timp real, iar peste pragul din politica comercială, oferta este transmisă automat spre aprobare Directorului Executiv — direct din e-mail. Ofertele aprobate se facturează direct la casă, fără posibilitatea casierului de a modifica preț sau cantitate.
Carduri de fidelitate pentru meșteri | Punct de Vanzare
Multicom rulează un sistem integrat de carduri de fidelizare pentru clienți finali, meșteri și instalatori, bazat pe puncte. Fiecare tranzacție care generează acumulare sau consum de puncte declanșează automat, prin integrarea ASiS cu platforma de SMS, o notificare către client cu soldul actualizat — fără intervenție manuală, cu actualizare și comunicare în timp real.
Custodie materiale pentru livrări etapizate | WMS – Stocuri
Marfa aflată în custodia Multicom (pentru proiecte cu livrare etapizată) este evidențiată extrabilanțier, prin conturi dedicate din clasa 8, distinct de stocurile proprii înregistrate în bilanț — asigurând trasabilitate completă și control permanent al cantităților, fără a afecta patrimoniul propriu al societății.
Rapoarte BI pentru decizii bazate pe date | Business Intelligence
Rapoartele de Business Intelligence Multicom sunt construite pe baza datelor agregate din ASiS ERP și oferă o imagine consolidată asupra stocurilor și vânzărilor la nivel de magazin, gestiune sau categorie de produse — pentru analiza rotației stocurilor, identificarea produselor cu vânzare rapidă sau lentă și corelarea vânzărilor cu nivelul de aprovizionare.
Rezultate
- Reducerea deciziilor manuale în aprovizionare, prin propuneri de comandă generate automat pe baza istoricului de vânzări;
- Control financiar mai strict, prin blocarea automată a recepțiilor cu abateri de preț de peste 5%;
- Trasabilitate completă a comenzilor, discounturilor și mărfii aflate în custodie;
- Eliminarea riscului de manipulare a prețului la casa de marcat, prin facturare directă din oferta aprobată;
- Eliminarea eliberărilor duble sau eronate de marfă, prin scanare la terminalele mobile;
- Vizibilitate în timp real asupra stocurilor și vânzărilor, prin rapoarte BI.
Parteneriatul continuă: integrare eMAG Marketplace și Route Planner
Multicom și Alfa Software testează deja integrarea ASiS ERP cu platforma eMAG Marketplace și cu site-ul propriu, pentru sincronizarea automată a stocurilor în timp real, generarea și transmiterea facturilor și procesarea retururilor — eliminând introducerea manuală a datelor între cele două platforme.
Următorul pas în digitalizarea flotei este un modul de Route Planning (tour planner), care va calcula automat cel mai eficient traseu pentru fiecare livrare, ținând cont de locațiile clienților, ferestrele orare disponibile, capacitatea vehiculelor și echipele de curieri din teren.
„Vom implementa un sistem inteligent de planificare a rutelor din cadrul ASiS ERP, care calculează automat cel mai eficient traseu pentru fiecare livrare. Asta înseamnă servicii mai bune pentru clienți și o eficiență mai mare pentru întreaga Multicom”, spune Marius Iosif, Director Executiv Multicom.
„Flexibilitatea ASiS ERP ne permite să adaptăm permanent platforma la cerințele reale ale pieței din România”, adaugă Cristian Pavel.
Întrebări frecvente despre implementarea ASiS ERP la Multicom
Cum calculează ASiS ERP necesarul de stoc pentru fiecare gestiune?
În fiecare noapte, sistemul analizează stocurile, vânzarea medie lunară (pe 3 și 12 luni), tendințele de consum și programul fiecărui furnizor, apoi generează automat referatul de necesitate. Gestiunile validează datele într-o fereastră orară dedicată (08:00–13:00), după care comanda trece automat la Departamentul Achiziții.
Ce se întâmplă când un discount depășește limita standard din politica comercială?
Operatorii pot acorda discounturi în limita marjei de negociere permisă, stabilită automat de motorul ASiS pe baza istoricului și segmentului de client. Peste acest prag, oferta este transmisă automat spre aprobare Directorului Executiv, direct prin e-mail, fără flux de hârtie sau aprobări informale.
Cum previne ASiS ERP erorile de recepție a mărfii?
Sistemul controlează automat abaterile de preț: dacă factura depășește cu peste 5% prețul din comanda confirmată, recepția este blocată până la validarea Achizițiilor. În plus, orice diferență cantitativă generează automat un proces-verbal, cu notificare pe e-mail.
Cum elimină terminalele mobile riscul eliberărilor duble de marfă?
Fiecare factură sau bon fiscal are un cod de bare unic. La preluarea mărfii pentru livrare, gestionarii scanează codul cu terminalul mobil, iar sistemul actualizează instant statusul comenzii — eliminând posibilitatea ca aceeași comandă să fie eliberată de două ori sau din greșeală.
Cum funcționează cardurile de fidelizare pentru meșteri și instalatori?
Fiecare tranzacție care generează acumulare sau consum de puncte declanșează automat, prin integrarea ASiS cu platforma de SMS, o notificare către client cu soldul actualizat. Procesul este complet automatizat, atât pentru clienții finali, cât și pentru meșteri și instalatori.
Ce înseamnă, practic, integrarea ASiS ERP cu eMAG Marketplace?
Integrarea sincronizează automat gestionarea stocurilor în timp real, generarea și transmiterea facturilor și procesarea retururilor între ASiS ERP și eMAG. Orice modificare dintr-un sistem — vânzare, ajustare de stoc, retur — se reflectă automat și în celălalt, fără introducere manuală de date.
Ce câștigă, în esență, un retailer de materiale de construcții din digitalizarea cu ASiS ERP?
Control operațional complet, în timp real, pe întregul flux — de la aprovizionare și recepție, până la discount, fidelizare și livrare — cu decizii bazate pe date, nu pe estimări, și fără riscurile asociate proceselor manuale.