Portalul pentru angajați (self-service): Cum interacționează companiile cu angajații prin soluții digitale de ultimă generație?

Digitalizarea proceselor interne a devenit o necesitate pentru companiile care își doresc eficiență operațională și economii substanțiale de timp și resurse. Alfa Software vine în sprijinul companiilor cu activitate intensă în zona de resurse umane, oferind Portalul pentru Angajați (Self- service), o platformă integrată în sistemul informatic ASiS ERP. Această platformă facilitează interacțiunea dintre angajați și departamentul de HR, indiferent de locație, și oferă multiple funcționalități esențiale pentru managementul resurselor umane.

Beneficiile Portalului pentru companii:

Implementarea Portalului pentru angajați (self-service) aduce avantaje competitive semnificative:

• Reducerea costurilor administrative prin eliminarea proceselor manuale;
• Creșterea transparenței între angajați și companie, ceea ce contribuie la satisfacția și retenția personalului;
• Optimizarea timpului de lucru, atât pentru HR, cât și pentru angajați;
• Gestionarea mai eficientă a resurselor prin instrumente de planificare precum graficele Gantt și fluxurile automatizate.

Ce funcționalități aduce Portalul pentru angajați ( de tip self-service) companiilor?

Portalul pentru angajați este parte integrantă a sistemului informatic ASiS ERP și necesită o licență de tipul “one for all”. În baza acestei licențe, se pot conecta la Portal mai mulți utilizatori, indiferent dacă aceștia sunt înrolați sau nu în sistemul ASiS ERP.

Practic, prin acest portal, are loc democratizarea accesului la aplicație și înscrierea utilizatorilor în Portalul pentru angajați se poate face utilizând Gmail, Microsoft Outlook sau Facebook, etc. Este necesară în schimb o adresă validă de mail care va servi la comunicarea între angajat și departamentul de HR.

Portalul pentru angajați reușește să colecteze date din zona de salarizare și HR cu eforturi minime utilizând o interfață optimizată și prietenoasă. Portalul dă posibilitatea de a realiza multiple customizări în conformitate cu specificul companiei unde este implementat și de asemenea, se asigură customizarea șabloanelor de email care vor fi utilizate în fluxul de notificări între departamentul de HR și angajați.

Portalul pentru angajati de la Alfa Software automatizează mai multe fluxuri și oferă acces în timp real la informații precum:

• Vizualizarea fluturașilor de salariu, a istoricului de salarizare, a soldului de concedii de odihnă, pe bază accesului parolat; Toate aceste informații sunt disponibile “la un click distanță”.

• Introducerea și gestionarea cererilor de concedii de odihnă, a învoirilor sau a evenimentelor speciale precum căsătorie, deces sau alte ipostaze; Se pot inclusiv atașa documente la cererile trimise prin Portal.

• Aprobarea tuturor tipurilor de cerere de către liderul echipei, atât prin intermediul portalului, cât și prin email;

• Auto-pontaj de tip start – stop, disponibil membrilor echipei, pentru un plus de control și autonomie (inclusiv delegații);
• Vizualizarea auto-pontajelor membrilor echipei de către coordonator, pentru validarea lor, la nivel de marcă și zi;

• Afișarea și gestionarea în timp real a programului zilnic de lucru asociat salariatului, direct prin interfață;

• Flux personalizat de notificări privind statusul cererilor trimise prin portal la departamentul de Resurse Umane sau la coordonatorul echipei;
• Grafic Gantt al zilelor de concediu pentru angajații din echipă care îi permite coordonatorului gestionarea lucrărilor în funcție de disponibilitatea membrilor echipei;

• Vizualizarea diferită a informațiilor afișate pe ecrane, în funcție de utilizator și drepturile acestuia. De exemplu, pentru coordonatorul echipei, vor exista meniuri precum Grafic Gantt sau validarea auto-pontajelor. Pentru un angajat, meniurile vor fi mai reduse.

În plus, prin software-ul ASiS ERP, toate datele introduse în portal dau efect imediat în zona de salarizare, până la nivel de pontaj zilnic sau pontaj al scanărilor.

➡️ Soluția de salarizare și HR de la Alfa Software asigură instrumente performante pentru un management al resurselor umane mai eficient. Aceasta definește competențele, aptitudinile, obiectivele de performanță ale echipei, dar urmărește și evaluează obiectiv activitatea, pe baza parametrilor definiți și propune, în consecință, planuri de dezvoltare.

Aceasta ușurează gestiunea activităților cu personalul și salarizarea și automatizează calculul salarial, calculul pontajului, al orelor suplimentare, generarea adeverințelor și multe altele.