ASiS ERP sprijină strategia de creștere a Deme Macarale, lider în închirierea utilajelor de construcții din România
Aflându-se printre primele trei firme din țară în ceea ce privește activitatea de închiriere utilaje de construcții, Deme Macarale Oradea și-a eficientizat procesele de business prin implementarea ERP-ului ASiS. Compania avea nevoie de un sistem care să centralizeze urmărirea tuturor utilajelor închiriate pe șantiere din toată țara — și, în plus, în Ungaria, Bulgaria și Moldova — într-un singur loc, nu în sute de fișiere Excel.
Despre Deme Macarale
Deme Macarale a pornit în 1991, ca afacere de familie în Oradea, din închirierea de macarale în vestul României, și a fost înregistrată ca societate în 1994. Astăzi este unul dintre liderii pieței de servicii cu macarale mobile și pe șenile din România, cu o flotă formată din peste 100 de macarale (Liebherr, Demag, Terex Demag, Kobelco și altele), cu capacități portante cuprinse între 20 și 750 de tone, la care se adaugă trailere speciale pentru transportul componentelor de macara și al echipamentelor industriale de mari dimensiuni.
Compania este autorizată ISCIR atât pentru operarea macaralelor, cât și pentru reparația, montajul și demontajul acestora, și deservește proiecte din construcții de infrastructură rutieră și feroviară, construcții industriale și civile, industria chimică și petrochimică, industria cimentului și energia eoliană.
Provocarea: sute de fișiere Excel pentru a urmări utilajele pe șantiere
Anterior deciziei de achiziție a ERP-ului ASiS, Deme Macarale beneficia de o soluție informatică care nu răspundea nevoii sale de bază: urmărirea tuturor utilajelor închiriate pe diverse șantiere din țară și din străinătate. Chiar dacă aveau un sistem de management integrat, urmărirea utilajelor se realiza pe bază de sute de fișiere Excel — o metodă greu de scalat pentru o companie cu o flotă de peste 100 de macarale, active simultan pe zeci de șantiere, în contracte cu structuri de preț diferite (global, individual sau mixt).
Schimbarea ERP-ului existent și alegerea soluției ASiS a venit ca urmare a promisiunii Alfa Software de a realiza o aplicație customizată pentru Deme Macarale, care să centralizeze și să rezolve aceste procese de bază — integrată nativ cu celelalte module ale sistemului ASiS.
Soluția: ASiS ERP și aplicația dedicată Urmărire Macarale
Fundația: Contabilitate și Gestiune, Personal și Salarizare, Mijloace Fixe
Implementarea ASiS la Deme Macarale a debutat cu aplicațiile de bază — Contabilitate și Gestiune, Personal și Salarizare și Mijloace Fixe — timp în care echipa Alfa Software a dezvoltat, împreună cu echipa Deme Macarale, aplicația Urmărire Macarale, construită special pentru specificul activității de închiriere utilaje de construcții.
Evidența completă a contractelor de închiriere
Aplicația Urmărire Macarale ține evidența costurilor generate de utilajele închiriate și utilizate pe șantiere, a contractelor de închiriere, a facturilor, devizelor și a tuturor datelor rezultate din activitatea de închiriere. Indiferent de stadiul contractelor — în derulare, expirate sau anulate/neîncepute — Deme Macarale are acces la o evidență clară a fiecărui contract: data și numărul contractului, datele de identificare ale terțului, responsabilul de contract desemnat, moneda contractului, data de începere și scadența.
Pontaj pe utilaj, cu tarife stabilite pe contract
În cadrul fiecărui contract în derulare se deschid comenzi, care reprezintă lucrări efective de realizat. Responsabilul de contract estimează inițial utilajele necesare și operațiile care vor fi efectuate, iar prețul lucrărilor din contract poate fi stabilit global, individual sau mixt.
Sistemul definește mai multe tipuri de pontaj pentru utilaje — activitate, stand-by, dislocare, reparații, inactiv, regie, mentenanță, încărcare/descărcare — iar responsabilul de contract confirmă zilnic pontajul fiecărui utilaj pe lucrare, stabilind numărul de ore de facturat pe fiecare tip de pontaj. Numărul orelor facturate poate diferi de cel înregistrat efectiv, iar tariful orar se aplică automat, fie la nivelul grupei de utilaje, fie individual, cu posibilitatea de intervenție manuală a responsabilului de contract — modificare care se propagă automat până la nivel de deviz.
Costuri complete, de la utilaj la angajat | Postcalcul
Concomitent cu pontajul utilajului are loc și pontajul angajaților care deservesc utilajul (până la 4 persoane), ore care sunt preluate automat în aplicația de Personal și Salarizare. Combinarea celor două fluxuri de pontaj permite stabilirea costurilor interne reale ale unei lucrări, inclusiv a costurilor indirecte asociate — contribuții ale angajaților, regie generală repartizată — oferind Deme Macarale o imagine completă a profitabilității pe fiecare lucrare, nu doar pe contract.
Facturare automată și rapoarte pentru management
Pe baza confirmărilor zilnice de pontaj și a tarifelor din contract, sistemul poate emite un deviz către client și genera o factură proforma parțială sau totală. Datele din Urmărire Macarale sunt aduse automat în aplicația de Contabilitate și Gestiune, de unde facturile se generează automat, eliminând dublarea introducerii datelor.
Pentru analiza activității, ASiS pune la dispoziția managementului Deme Macarale o serie de rapoarte cu filtrare extinsă: raport de contracte, raport de lucrări, raport de pontaj utilaje, raport de pontaj angajați, raport de confirmări și raport de deviz/zile — informații actualizate în timp real privind starea utilajelor pe șantiere, atribuirea și dislocarea lor în funcție de contractele în derulare.
Extinderea digitalizării: portal angajați, service auto și raportare din teren
Pe măsură ce parteneriatul cu Alfa Software a evoluat, digitalizarea Deme Macarale s-a extins dincolo de urmărirea macaralelor: un portal pentru angajați cu fluxuri de aprobare pentru deconturi și ordine de deplasare, un modul dedicat de service auto și gestiune piese pentru mentenanța flotei, integrarea datelor de monitorizare GPS a flotei direct în foile de parcurs din ERP, digitalizarea rapoartelor zilnice de activitate direct din șantier, importul automat al extraselor bancare de la principalele bănci partenere, precum și module de contracte, vânzări și referate de necesitate pentru achiziții — toate conectate la același sistem, cu rapoarte personalizate de Business Intelligence pentru management.
Rezultate
- Eliminarea sutelor de fișiere Excel folosite anterior pentru urmărirea utilajelor pe șantiere;
- Evidență completă și în timp real a contractelor de închiriere — active, expirate sau anulate;
- Profitabilitate urmărită pe fiecare lucrare, nu doar la nivel de contract, prin combinarea pontajului de utilaje și angajați;
- Facturare automată, generată direct din confirmările zilnice de pontaj, fără dublă introducere a datelor;
- Vizibilitate în timp real asupra stării și dislocării utilajelor pe șantierele din țară și din străinătate;
- Digitalizarea proceselor administrative interne — deconturi, ordine de deplasare, mentenanța flotei.
Întrebări frecvente despre ASiS ERP pentru companii de construcții și închiriere utilaje
Cum urmărește ASiS ERP profitabilitatea pe fiecare lucrare, nu doar pe contract?
Prin combinarea pontajului zilnic al utilajelor (activitate, stand-by, dislocare, reparații, mentenanță etc.) cu pontajul angajaților care le deservesc, sistemul calculează costurile directe și indirecte reale ale fiecărei lucrări din cadrul unui contract, nu doar valoarea globală facturată.
Cum se calculează tariful de facturare pentru un utilaj închiriat?
Tariful orar poate fi preluat automat de la nivelul grupei de utilaje din care face parte macaraua sau poate fi stabilit individual; responsabilul de contract poate interveni manual, iar modificarea se propagă automat până la nivelul devizului.
Ce se întâmplă dacă orele facturate diferă de cele înregistrate în pontaj?
Sistemul permite această diferență în mod controlat: responsabilul de contract confirmă zilnic pontajul și stabilește separat numărul de ore de facturat pe fiecare tip de activitate, în funcție de condițiile contractuale.
Cum se generează facturile către clienți pentru lucrările cu utilaje?
Pe baza confirmărilor zilnice de pontaj și a tarifelor din contract, sistemul emite automat devize și facturi proforma parțiale sau totale, iar datele sunt transferate automat către modulul de Contabilitate și Gestiune pentru facturarea finală.
Cum înlocuiește un ERP evidența pe fișiere Excel a utilajelor de pe șantiere?
Printr-o aplicație dedicată — precum Urmărire Macarale — care centralizează contractele, comenzile, pontajul utilajelor și al angajaților într-un singur sistem, cu rapoarte actualizate în timp real în locul actualizării manuale a sute de fișiere separate.
Ce câștigă, în esență, o companie de construcții sau închiriere utilaje din digitalizarea cu ASiS ERP?
Control complet asupra costurilor reale ale fiecărei lucrări, facturare automatizată și vizibilitate în timp real asupra stării și locației utilajelor, indiferent de numărul de șantiere active simultan.