Minimal conectează 8 cofetării, comenzile online și livrarea in ASiS ERP
Minimal, companie 100% românească activă din 1991 pe piața produselor de cofetărie și patiserie, operează în prezent 8 cofetării în București, alături de un magazin online și un call center dedicat comenzilor speciale (torturi personalizate, evenimente). Colaborarea cu Alfa Software a început în 2018, pentru centralizarea producției pe rețetar din cele 7 cofetării inițiale, și a continuat cu o extindere care unifică toate canalele de vânzare — direct, online, telefonic — cu producția, livrarea și facturarea, într-un singur sistem ASiS ERP.
Despre Minimal
Minimal este o companie cu capital 100% românesc, prezentă pe piața produselor de cofetărie și patiserie din 1991. Compania operează în prezent 8 cofetării în București, alături de un magazin online (cofetariaminimal.ro) și un call center dedicat comenzilor telefonice și speciale.
Gama de produse este vastă și acoperă mai multe categorii: torturi (personalizate, pentru copii, marțipan, nuntă, botez), prăjituri și mini-prăjituri, produse de patiserie (la bucată sau la kg), candy bar, băuturi și, în două dintre locații, preparate culinare (mâncare). Producția pe rețetar — fabricație bazată pe compoziții, greutăți și rețete standardizate pentru fiecare tip de produs — se desfășoară în 5 din cele 8 cofetării, care aprovizionează și celelalte 3 puncte de vânzare.
Provocarea sau cum gestionezi comenzi personalizate de torturi și livrări din mai multe cofetării fără sistem unificat
Odată cu creșterea rețelei la 8 locații și dezvoltarea vânzărilor online, Minimal folosea în paralel mai multe sisteme neintegrate — un magazin online, o soluție de gestiune pentru magazine, o soluție separată de contabilitate/laborator și fișiere Excel. Documentele se operau manual, de două-trei ori, în fiecare aplicație, în funcție de flux. Această fragmentare genera provocări specifice:
Comenzi speciale (torturi personalizate, evenimente):
- comenzile se preluau pe foi de hârtie și se comunicau ulterior către call center, care le centraliza manual;
- niciun sistem unitar nu urmărea starea comenzii, de la preluare la livrare;
- riscul de erori de personalizare (dedicații scrise greșit pe tort) crescut de volumul tot mai mare de comenzi online.
Producție în laborator:
- cofetăriile transmiteau comenzile către sediul central prin fax, de două ori pe zi;
- nu exista un raport formal de producție — activitatea era urmărită doar indirect, prin avizele de expediție către unități;
- identificarea comenzilor speciale în producție se făcea empiric, după mesajul de dedicație scris pe produs, fără cod de bare sau etichetă standardizată.
Livrare:
- alocarea comenzilor pe mașini de livrare nu era optimizată pe rută/zonă;
- livrarea a doua a zilei aștepta confirmarea avizelor abia în ziua următoare;
- nu exista o metodă mobilă de confirmare a preluării comenzii de către șofer, cu risc de comenzi puse pe traseul greșit.
Risc de business:
- una dintre aplicațiile de vânzare folosite în cofetării nu mai beneficia de suport tehnic și legislativ actualizat, cu risc de blocare a vânzării;
- operarea dublă a documentelor între aplicația de vânzare și cea de contabilitate crea vulnerabilitate la pierderi nedetectate.
Soluția ASiS ERP pentru producția pe rețetar și comenzi multicanal – implementata de Soft Net Consulting, partener Alfa Software
Comenzi speciale | Contracte și comenzi clienți
Comanda unui tort personalizat este introdusă în sistem cu toate detaliile necesare producției: compoziție, design, model, greutate, număr de bucăți, mesajul de dedicație, termenul și ora de livrare, plus posibilitatea de a încărca poze sau fișiere trimise de client. Comanda trece printr-un flux de stări clare — Operat → Confirmat → Lansat → Realizat/Bun de facturat — eliminând ambiguitatea urmăririi pe hârtie.
Rețetar și centralizator | Managementul Producției
Comenzile confirmate sunt lansate în producție direct din sistem, printr-un centralizator care grupează produsele pe tip și prioritate, cu toate detaliile necesare laboratorului (dedicație, observații, termen). La finalizare, sistemul listează automat o etichetă cu greutatea, data expirării și numărul comenzii, care se lipește pe produs — înlocuind identificarea manuală după mesajul scris pe tort.
Comenzi de livrare | Comenzi de livrare
Sistemul generează automat avize sau facturi direct din comenzile confirmate, în funcție de metoda de plată aleasă (transfer bancar/card online vs. plată la livrare). Comenzile aflate în stare „bun de facturat” pot fi livrate fără reintroducerea manuală a datelor.
Alocare rute de livrare | Parc auto si utilaje
Comenzile pot fi grupate pe mașini în funcție de rută și zonă, cu verificarea capacității vehiculului și generarea în calup a avizelor/facturilor pentru fiecare șofer — o optimizare care nu exista în procesul manual anterior.
Confirmare mobilă| Agenti de vanzare
Confirmarea preluării comenzii de către șofer se poate face prin scanarea codului de bare de pe etichetă, direct de pe un terminal mobil — eliminând riscul de comenzi puse pe traseul greșit. Același terminal poate emite bonul fiscal și încasa contravaloarea la livrare, prin conectare la o casă de marcat portabilă.
Vânzare simplă și vânzare pe bază de comandă | Punct de Vanzare
În cofetărie, vânzarea se poate face fie direct din grupele de produse predefinite, fie prin căutarea comenzii după numele clientului — caz în care sistemul preia automat produsele comandate, cantitatea cântărită la predarea din laborator și scade automat avansul deja încasat, cu posibilitatea de a continua bonul pentru produse adiționale.
Evidența contabilă generată automat | Contabilitate & Financiar
Toate documentele de gestiune și livrare (avize, facturi, bonuri de consum, produse transferate între locații) sunt generate automat și corelate direct cu evidența contabilă, eliminând introducerea dublă a datelor între aplicația de vânzare și cea de contabilitate.
Rezultate
- Gestionare centralizată a punctelor de lucru, de la comenzi și producție la vânzări și contabilitate;
- Scăderea numărului de comenzi greșite și a clienților nemulțumiți, prin validarea automată a specificațiilor înainte de darea în producție;
- Creșterea randamentului pe zona de producție, prin centralizarea în timp real a comenzilor interne și externe.
- Reducere substanțială a erorilor de livrare către clienți, prin urmărirea comenzii pe flux complet, cu stări clare;
- Eficientizare în exploatarea mașinilor de livrare, prin alocare pe rută/zonă;
- Automatizarea bonurilor de casă pentru livrările la domiciliu, direct de pe terminalul mobil al șoferului;
- Gestionarea integrată a prețurilor și promoțiilor în toate cofetăriile;
- Trasabilitate completă a produselor, de la materie primă la produsul finit livrat;
- Respectarea reglementărilor legale prin etichetarea automată a termenului de valabilitate.
Întrebări frecvente / FAQ
Cum gestionează ASiS ERP o comandă de tort personalizat?
Comanda se introduce în sistem cu toate detaliile necesare producției — compoziție, design, greutate, mesaj de dedicație, termen de livrare — și poate include poze încărcate de client. Sistemul urmărește comanda printr-un flux clar de stări, de la preluare până la livrare.
Ce este producția pe rețetar și cum o gestionează un ERP?
Producția pe rețetar înseamnă fabricarea produselor pe baza unor rețete standardizate (ingrediente, gramaje). ASiS ERP definește fiecare produs pe rețetă, preia specificațiile de personalizare ale comenzii și lansează automat producția către laborator, printr-un centralizator grupat pe prioritate.
Cum reduce ASiS ERP erorile de livrare pentru un lanț de cofetării?
Prin alocarea comenzilor pe mașini în funcție de rută și zonă, generarea automată a avizelor/facturilor și confirmarea preluării comenzii de către șofer prin scanarea unui cod de bare pe terminal mobil.
Poate ASiS ERP să unifice comenzile venite din magazin online, call center și direct din cofetărie?
Da — toate comenzile, indiferent de canal, intră în același sistem, cu un flux unic de confirmare, lansare în producție și livrare, eliminând centralizarea manuală între aplicații separate.
Cum ajută ASiS ERP la trasabilitatea produselor de cofetărie?
Fiecare produs finit primește la predare o etichetă cu cod de bare, greutate și dată de expirare, listată automat din sistem — asigurând trasabilitate completă și conformitate cu reglementările legale de etichetare.