ERP: 5 sfaturi pentru implementarea unui sistem integrat cu succes
Inovația tehnologică a adus numeroase schimbări în economia globală, conducând spre creșteri ale productivității și eficienței, dar provocând și o creștere a complexității operării în spațiul digital. Modificările în procesele de afaceri cresc și nevoia unei flexibilități și agilități mai mari a angajaților companiei. În acest fel, se poate observa existența unei corelații între business-urile care acceptă un ritm accelerat al schimbărilor și disponibilitatea de adaptare a personalului acestora.
De cele mai multe ori, sistemele ERP vin să simplifice procesele companiilor, însă implementarea acestora necesită un efort comun din partea fiecărui membru. Fiecare persoană din interiorul business-ului are rolul său în asigurarea unei tranziții eficiente.
Astfel, implementarea unei soluții ERP poate fi considerată una dintre cele mai mari provocări din cadrul unei organizații. Ea va atinge fiecare aspect a funcționării și va schimba modul în care angajații își desfășoară activitatea. De aceea, este important să țineți cont de câteva aspecte, atât înainte de startul procesului, cât și în timpul realizării sale. Cele mai importante dintre acestea le vom prezenta în continuare:
Setează-ți obiectivele inițiale și KPI-urile
O bună parte din companiile care iau decizia implementării unui ERP nu știu cu certitudine ce așteptări au la sfârșitul procesului. Evaluarea impactului soluției este un aspectiv vital în determinarea succesului acesteia, dar ea nu poate fi realizată în lipsa setării unor obiective inițiale și a urmăririi atingerii lor.
În acest context, fixarea KPI-urilor este esențială pentru măsurarea succesului, atât în timpul implementării, cât și după realizarea sa. Recomandăm o reevaluare a business-ului, a activităților și o trasare a hărții progresului și a punctelor finale pe care doriți să le atingeți. E important să puneți accent pe procese și cerințe specifice, dar și să răspundeți la întrebările în privința impactului asupra sistemului și a motivelor de implementare a acestuia.
Garantează implicarea individuală a fiecărei persoane din companie
Proiectul tău ERP va provoca disrupții în cadrul fiecărui departament din organizația ta și va schimba modul în care personalul își desfășoară activitatea de zi cu zi. Pentru a finaliza cu succes o inițiativă de o asemenea anvergură și a depăși dificultățile ce pot să apară, trebuie să aveți o viziune clară asupra beneficilor aduse de noul ERP. Aceasta trebuie comunicată fiecărei persoane din interiorul organizației, toți trebuind să înțeleagă și să accepte motivele realizării disrupției și obiectivele finale.
Chiar dacă doar un număr limitat de persoane vor supraveghea direct implementarea, întreaga organizație va trebui să fie deschisă schimbărilor și să depună un efort comun. Începând cu management-ul și ajungând până la utilizatorii finali care vor interacționa zi de zi cu sistemul, fiecare membru al companiei este responsabil de succesul final.
Evaluează procesele, necesitățile tehnice și capacitățile de investiție
Nu lăsa ca proiectul tău de implementare să înceapă cu stângul datorită unor decizii greșite înainte de startul acestuia. Este important să evaluați cu atenție atât aspectele organizaționale, cât și modalitățile în care sistemul ERP le poate îmbunătăți.
În acest sens, asigurați-vă că soluția software aleasă poate contribui la atingerea obiectivelor companiei. De asemenea, reevaluați cerințele tehnice și funcționale și demarați un proces complet de ofertare cu multiplii furnizori de software. Decizia nu trebuie să se bazeze exclusiv pe costuri, ci să ia în considerare și beneficiile aduse. Tipul de soluție (cloud, on-premise sau hibrid) este de asemenea important, deoarece business-ul va trebui să fie pregătit să asigure mentenanța continuă și costurile de operare.
Stabilește principalele fluxuri care trebuie îmbunătățite
Alegerea ERP-ului va depinde de ariile de funcționare care vor fi prioritizate. Este posibil să urmăriți îmbunătățirea managementului financiar și operațional, deoarece doriți optimizarea lanțului de aprovizionare și a proceselor de fabricație. Pe de altă parte, s-ar putea să vă concentrați pe îmbunătățirea experienței consumatorilor și a fluxului de vânzări.
În funcție de prioritățile companiei și de dimensiunile sale, furnizorii de sisteme ERP pot veni cu diferite soluții, unele dintre ele adaptându-se mai mult nevoilor de business. Alege-le pe cele care acoperă necesitățile tale principale și care te pot ajuta să dezvolți cele mai importante procese ale companiei tale.
Asigură training echipei tale în toate fazele proiectului
Una dintre cele mai mari erori în procesul de implementare este nealocarea unui suficient timp sau efort de training pe tot parcursul acestuia. Alocarea resurselor necesare este vitală pentru asigurarea unei utilizări corecte a sistemului de către întreg personalul.
Chiar dacă sistemul ERP este implementat perfect, el va fi inutil dacă angajații nu știu să-l folosească în mod corespunzător. Atunci când utilizatorii operează sistemul în mod incorect, posibilitatea erorii in operarea datelor este semnificativă, nulificând astfel relevanța acestora. De aceea, pe lângă instruirea angajaților în funcție de rolul lor specific, este important să existe câteva persoane din interiorul organizației care parcurg multiple cursuri cu privire la toate aspectele software-ului.
Acestea sunt doar câteva dintre aspectele care pot asigura implementarea cu succes a unui ERP. Află mai multe dintre ele și descoperă cum poate organizația ta să beneficieze în totalitate printr-un astfel de sistem cu o consultanță gratuită.
